淺析提高檔案管理科學(xué)化水平路經(jīng)研究

1、<p>　　淺析提高檔案管理科學(xué)化水平路經(jīng)研究</p><p>　　[摘 要]隨著現(xiàn)代信息化的不斷發(fā)展，檔案的科學(xué)化管理越來越受到國家機(jī)關(guān)、企業(yè)部門、個體經(jīng)營的重視。目前我國檔案管理工作的規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的完善，有賴于國家對檔案管理技術(shù)的大力支持。檔案記錄一切有價值的信息資料，是國家提高政治、經(jīng)濟(jì)以及文化發(fā)展的重要指標(biāo)。著力提高檔案管理水平，順應(yīng)信息化社會發(fā)展的趨勢，推動我國檔案工作向又快

2、操作又簡單方向發(fā)展。本文探討了檔案管理工作中存在的重要問題，解決這些問題無疑有利于檔案管理科學(xué)化路徑的實施掃除障礙。本文還介紹提高檔案管理科學(xué)化水平的根本路徑，分析每條根本路徑的實施過程中所體現(xiàn)的價值。 </p><p>　　[關(guān)鍵詞]檔案；管理制度；科學(xué)化路徑的選擇；科學(xué)建設(shè) </p><p>　　中圖分類號：J523 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）17-032

3、8-01 </p><p>　　檔案是國家日程事務(wù)的記錄，是工作單位管理人員、登記資料等的記錄，是個人活動的記錄，體現(xiàn)國家、工作單文、個人的成長和發(fā)展歷程。各部門、各職業(yè)、各事業(yè)單位的檔案管理工作水平的提高是構(gòu)成日常工作的基本要素之一，也是單位日行運(yùn)作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，因此其發(fā)展趨勢受到越來越多的人關(guān)注。提高檔案管理的科學(xué)化水平勢必成為信息化社會發(fā)展的要求。如今信息技術(shù)、科技技術(shù)不斷的發(fā)展與創(chuàng)新，為檔案管理工作的完善創(chuàng)

4、造了優(yōu)良的機(jī)遇與空間。 </p><p>　　1 當(dāng)前提高檔案管理科學(xué)化水平路徑實施的問題與弊端 </p><p>　　1.1 缺乏檔案管理工作的專業(yè)人才 </p><p>　　隨著外國提供的各種優(yōu)厚條件，許多專業(yè)的人才紛紛選擇就業(yè)前景較好的國外企業(yè)上班，對于檔案管理工作的人才更是難得。隨著時代的推移，檔案管理工作不是向年輕化發(fā)展，而是老一輩的技術(shù)人員承擔(dān)起這一重任

5、，有的還沒有接受規(guī)范的專業(yè)知識培訓(xùn)，與現(xiàn)代先進(jìn)的管理理念和水平稍落伍。如今，部分檔案管理工作的從事者缺乏責(zé)任心，對管理檔案的科學(xué)化水平不予以重視。結(jié)果就是上頭安排什么工作，他們只是奉命去完成。著重對檔案管理工作人才的培養(yǎng)是我國向管理工作科學(xué)化、系統(tǒng)化、全面化發(fā)展的根本前提[1]。沒有優(yōu)秀的專業(yè)人才，很難適應(yīng)檔案管理市場的需要。 </p><p>　　1.2 單位重視程度不足 </p><p&g

6、t;　　在一個用人單位中，以財務(wù)、人事等部門的工作往往比較受人關(guān)注，并且這些部門也備受對口專業(yè)學(xué)生的青睞。檔案管理工作“遇冷”是意料中的事。如果一個單位忽視了檔案管理部門的作用，那么這個單位就得不到有效率地運(yùn)作。檔案是每一個單位日常活動資料的儲存庫，也是回顧單位發(fā)展路程的重要信息來源[1]。如果事業(yè)單位對檔案管理科學(xué)化方面欠缺全方位了解，因此相關(guān)提高檔案管理水平的工作得不到有效地貫徹實施，只是盲目地吩咐下屬部門去管理，難以達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)

7、。 </p><p>　　1.3 科學(xué)化管理水平偏低 </p><p>　　傳統(tǒng)的檔案管理由紙質(zhì)歸檔，冗雜的資料得不到有效地分配。在我國許多用人單位中，仍出現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理，其繁多的圖文信息不能共享，甚至容易丟失不見[2]。紙質(zhì)檔案一旦受到外界環(huán)境影響，如火災(zāi)、氣候改變等極易被損壞，更為嚴(yán)重的是其不能還原，辦公室又沒有備份。隨著現(xiàn)代社會不斷地走向信息化，電子檔案在人們?nèi)粘Ｉ钪谐蔀橐环N方便、

8、快捷的閱讀方式。電子檔案的存檔、調(diào)離、刪除、復(fù)制等操作易于熟記，也符合現(xiàn)代科技創(chuàng)新的發(fā)展要求。電子檔案管理的完善還需要專業(yè)人員的不斷努力，以順應(yīng)信息化社會的不斷發(fā)展[2]。 </p><p>　　1.4 檔案管理制度不夠完善 </p><p>　　在一個國家中，沒有制度的約束就不能更好地達(dá)成統(tǒng)一和諧發(fā)展，在一個事業(yè)單位中，沒有制度的約束就不能更好地長久運(yùn)作。事業(yè)單位對檔案管理工作“嚴(yán)一時，

9、松一時”的作風(fēng)屢屢可見，倘若沒有制度作為根本約束力去規(guī)范相關(guān)人員遵守，那么檔案工作也只是白做。另外，檔案管理制度的不完善造成檔案管理的規(guī)模未能與事業(yè)單位的前景發(fā)展相一致，在全球推廣信息化的社會中逐漸脫軌。 </p><p>　　2 提高檔案管理科學(xué)化水平路徑探討 </p><p>　　2.1 提高專業(yè)人才的素質(zhì)與完善管理制度的建設(shè) </p><p>　　為使得檔案管

10、理走向科學(xué)化方向發(fā)展，國家應(yīng)注重對專業(yè)人才的知識培養(yǎng)、技術(shù)培養(yǎng)、責(zé)任心培養(yǎng)。促進(jìn)教育制度的改革，為有實力的人才創(chuàng)造更多的鍛煉平臺與機(jī)遇。事業(yè)單位在招納檔案管理工作的人才時，應(yīng)注重其日后的發(fā)展?jié)撃?，保證其有一定的晉升機(jī)會。在制度改革方面，可引入職稱評定、獎罰制度、業(yè)務(wù)評估等方法，鼓勵員工更好地為單位服務(wù)[3]。在檔案管理部門的工作人員，應(yīng)對自己的工作盡一份責(zé)任，樹立科學(xué)發(fā)展觀，規(guī)范地把各個部門、各個人的檔案資料有效地登記、歸類、存檔等一系

11、列操作[4]。另外，在空閑之余，還應(yīng)努力拓展自己的專業(yè)知識提升空間，優(yōu)化檔案管理工作的效率，樹立良好的工作作風(fēng)。 </p><p>　　2.2 樹立科學(xué)發(fā)展觀，定位好每個階段的目標(biāo) </p><p>　　無論是國家部門、事業(yè)單位，還是私人企業(yè)、個體經(jīng)營，為提高檔案工作管理科學(xué)化的水平，應(yīng)樹立科學(xué)的發(fā)展觀，定位每個階段的管理目標(biāo)，把檔案管理工作視為核心任務(wù)之一[4]。樹立科學(xué)的發(fā)展觀，這要求

12、每個部門、每個單位都需要分析當(dāng)前的社會形勢、科技發(fā)展前沿，然后結(jié)合自己的工作范疇，理性地確立在提升檔案管理工作科學(xué)化的過程中設(shè)立的目標(biāo)。例如，當(dāng)一個事業(yè)單位要提高自己的檔案管理科學(xué)化水平時，可設(shè)立短期、中期、長期的目標(biāo)。短期的目標(biāo)可以為對專業(yè)人員管理技術(shù)的嚴(yán)格把關(guān)、檔案管理知識的考核、歷史檔案的備份、清理或者調(diào)檔。中期的目標(biāo)可以為監(jiān)督各個單位在記錄資料方面的輸入、明確各個單位檔案的細(xì)節(jié)操作等。長期的目標(biāo)可以為對檔案實施時勢動態(tài)的觀察、繪

13、制每日每月每年的存檔數(shù)量、個人檔案的數(shù)量、建立一個檔案資源共享的網(wǎng)絡(luò)控制中心、完善登錄檔案管理平臺的操作步驟等。 </p><p>　　2.3 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理科學(xué)化工作的重視 </p><p>　　事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)決定該單位是一個什么樣類型的單位，同樣亦決定了不同類型的管理方式。如果事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)未能重視檔案管理的工作，那么管理制度的完善、專業(yè)人才的培養(yǎng)都是白費(fèi)努力。從領(lǐng)導(dǎo)階層抓起，把檔

14、案管理工作當(dāng)做核心任務(wù)之一來完成。另外，檔案保密工作也離不開領(lǐng)導(dǎo)人員對檔案管理部門工作的監(jiān)督。如今信息化發(fā)展帶來機(jī)遇與威脅也是顯而易見的，網(wǎng)絡(luò)下載的破解密碼軟件、黑客軟件更是多得數(shù)不勝數(shù)。對檔案管理部門的防盜工作應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)的電子設(shè)備監(jiān)管，招聘相關(guān)人員做好保安防盜工作，禁止非工作人員的隨便進(jìn)入，對于工作人員的上下班應(yīng)實行電子設(shè)備登記姓名或者手指印模進(jìn)行核對個人信息[5]。此外，還應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，通過舉辦有利于員工知識與技能提升

15、的培訓(xùn)課程，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中存在的不足，提供解決問題的有效措施，及時對計算機(jī)相關(guān)檔案管理、保密軟件進(jìn)行更新。 </p><p><b>　　3 結(jié)語 </b></p><p>　　綜上所述，檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展有賴于全體工作人員的配合和領(lǐng)導(dǎo)的支持。建立完善的檔案管理制度，加強(qiáng)科學(xué)化檔案管理的水平，實現(xiàn)檔案管理的信息化、全面化、系統(tǒng)化。樹立科學(xué)的發(fā)展觀，定位每

16、個階段檔案管理的目標(biāo)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理科學(xué)化工作的重視，切切實實貫徹有效的檔案安全保障制度，是國家對檔案管理工作安排的主要任務(wù)[5]。著力提高檔案管理專業(yè)人才的素養(yǎng)和增強(qiáng)其對工作的熱情和責(zé)任心，是每個事業(yè)單位對檔案管理部門的日常綱領(lǐng)。攜手共創(chuàng)科學(xué)化檔案管理水平，務(wù)實每一項檔案管理工作的操作，開創(chuàng)檔案管理規(guī)劃的新局面。 </p><p><b>　　參考文獻(xiàn) </b></p>

17、<p>　　[1] 李娜.檔案管理工作的研究[J].中國檔案信息，2010（17）. </p><p>　　[2] 馮舫女.加強(qiáng)檔案工作發(fā)展規(guī)律的研究，提高檔案管理科學(xué)化水平[J].北京檔案.2012（11）. </p><p>　　[3] 李國蘭.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].山東社會科學(xué). 2011（01）. </p><p>　　[4] 劉