如何做好檔案管理工作之探討

1、<p>　　如何做好檔案管理工作之探討</p><p>　　[摘 要]案管理工作是任何一個單位管理工作的一部分，是維護(hù)歷史真實面貌的一項重要工作。科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個單位的業(yè)績與管理水平的重要尺度。對本單位今后的科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料。 </p><p>　　[關(guān)鍵詞]工作 檔案 管理 探討 </p><p>　　中圖分類號：N921 文獻(xiàn)標(biāo)識

2、碼：A 文章編號：1009-914X（2015）13-0313-01 </p><p>　　在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的形勢下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映單位整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營成果。社會經(jīng)濟的持續(xù)前進(jìn)更加凸顯了檔案管理工作的重要意義。所以，要加強規(guī)范化的檔案管理、全面發(fā)揮檔案作用、提高檔案管理水平、提高服務(wù)性，為社會提供更豐富，更有效的檔案資源。因此，做好

3、檔案管理工作對于促進(jìn)經(jīng)濟社會的全面發(fā)展具有重要意義。 </p><p>　　1、高度重視大力投入 </p><p>　　1.1 提高工作人員的責(zé)任感和使命感 </p><p>　　檔案管理工作對我國現(xiàn)代企事業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。因此如何做好檔案管理工作，適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感的和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工

4、作熱情顯得尤為重要。 </p><p>　　1.2 管理層高度重視 </p><p>　　檔案工作自身具有很強的內(nèi)務(wù)性，雖不引人注意，卻必不可少。所以，必須提高對檔案管理的重視，深刻認(rèn)識檔案管理在社會發(fā)展中的重要意義，提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平和責(zé)任度，朝著現(xiàn)代化檔案管理模式方向進(jìn)發(fā)。 </p><p><b>　　1.3 大力投入 </b>

5、;</p><p>　　目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。眾所周知，檔案管理的開展需要專門的場地和專門的設(shè)施。有利于資料的存儲和管理，從而實現(xiàn)全面現(xiàn)代化的管理。只有保障充足的投入才能改善設(shè)備設(shè)施、確保工作、提高檔案管理功能建設(shè)[1]。 </p><p>　　2、強化檔案管理者的技術(shù)水平 </p><

6、p><b>　　2.1 加強培訓(xùn) </b></p><p>　　檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。而良好的檔案管理離不開檔案管理人員的高素質(zhì)高水平[2]。為了不被時代浪潮淘汰，專業(yè)的崗位培訓(xùn)必不可少。檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高不應(yīng)只關(guān)注業(yè)務(wù)能力和知識程度，還應(yīng)該重視政治態(tài)度和業(yè)務(wù)素質(zhì)

7、，提高培訓(xùn)力度，為檔案管理培養(yǎng)更優(yōu)秀的專業(yè)人員。另外，還應(yīng)以現(xiàn)實為出發(fā)點，根據(jù)崗位的不同、層次的高低、渠道的多少展開培訓(xùn)[3]。 </p><p><b>　　2.2 形式多樣 </b></p><p>　　其一，信息技術(shù)。檔案信息化建設(shè)是提高服務(wù)質(zhì)量的首選途徑。以檔案信息資源為社會服務(wù)也是開展檔案工作的又一目標(biāo)[4]。另外，信息化的迅猛前進(jìn)將檔案管理工作推進(jìn)了更大的

8、浪潮，信息技術(shù)是實現(xiàn)檔案管理跨越的主要途徑。所以，應(yīng)盡量將新科技應(yīng)用到檔案管理中，促進(jìn)檔案信息化的實現(xiàn)[5]。 </p><p>　　其二，促進(jìn)同行業(yè)的學(xué)習(xí)十分重要，確保同行之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系，有效的信息溝通，相互補充。對于行之有效的優(yōu)秀經(jīng)驗要主動吸收和借鑒，少走彎路。 </p><p>　　3、檔案工作要規(guī)范化 </p><p>　　檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案

9、收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考不全；二是檔案整理不規(guī)范。三是檔案綜合管理力度不夠?，F(xiàn)在某些部門自設(shè)資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。 </p><p>　　3.1 檔案管理規(guī)范性出現(xiàn)問題的原因 </p><p>　　在實際的檔案管理工作中，受到編制體制、人員素質(zhì)等方面因

10、素的影響，檔案管理規(guī)范性還不夠高，特別是在一些企事業(yè)單位，人員流動性強、從業(yè)人員能力低的問題都對檔案管理的規(guī)范性帶來不小的影響。 </p><p>　　3.2 觀念認(rèn)識有偏差 </p><p>　　一些單位對于檔案管理規(guī)范性的認(rèn)識還不到位。一是主動性不強。不少單位的檔案管理人員是采取兼崗的方式來實現(xiàn)管理工作，在檔案整理、匯總等工作缺乏時效性。二是標(biāo)準(zhǔn)性不強。一些工作人員沒有受到過專業(yè)的培訓(xùn)

11、和學(xué)習(xí)，對于檔案記載、整理等業(yè)務(wù)工作不了解，檔案整理不規(guī)范。三是關(guān)注度不強。單位領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理關(guān)注不高，對于檔案保管的設(shè)備、環(huán)境等條件等沒有足夠重視，也影響了管理規(guī)范性的提高。 </p><p>　　3.3 管理制度不健全 </p><p>　　檔案管理工作作為單位日常管理工作的重要組成部分，有著嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和制度規(guī)范。但隨著近年來計算機、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的普及，一些單位對于檔案管理制度的落實有

12、了一定的松懈思想。一方面，在資料收集和整理方面，不少單位偏重資料的搜集，但在整理匯總、歸檔方面比較滯后。另一方面，檔案管理不嚴(yán)格。規(guī)范性的落實需要制度的保障。但一些單位對于檔案管理制度往往僅停留在紙面上、墻面上，而沒有真正落實到位，檔案管理人員責(zé)任心不強的問題十分突出。 </p><p>　　3.4 監(jiān)管機制不到位 </p><p>　　檔案管理工作的特殊性決定了其監(jiān)管工作的不便性，特別是

13、在規(guī)范性建設(shè)方面，專業(yè)人員少、監(jiān)管力度不夠的問題十分突出。 </p><p>　　4、檔案管理規(guī)范性應(yīng)關(guān)注的重點 </p><p>　　針對當(dāng)前檔案管理規(guī)范性工作中存在的問題，筆者認(rèn)為要提高其工作的質(zhì)量，就應(yīng)當(dāng)從提高觀念認(rèn)識入手，用制度規(guī)定作保證，落實考核和監(jiān)管機制，提高檔案管理的規(guī)范性。 </p><p>　　4.1 轉(zhuǎn)變認(rèn)識，加強對檔案管理規(guī)范性的認(rèn)識 <

14、/p><p>　　無論單位管理人員，還是具體的工作人員，都必須要進(jìn)一步加強對檔案管理規(guī)范性的認(rèn)識，樹立標(biāo)準(zhǔn)意識，切實按照相關(guān)制度的要求，做好檔案的登記、匯總、整理；樹立責(zé)任意識，切實做好檔案管理相關(guān)工作。 </p><p>　　4.2 健全制度，完善檔案管理規(guī)范性體系構(gòu)建 </p><p>　　在制度建設(shè)方面，要完善檔案管理規(guī)范體系，樹立統(tǒng)一科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)制度落實。一

15、是建立資源共享機制。檔案管理關(guān)系到單位和個人的切身利益，必須要盡量做到數(shù)據(jù)齊全、規(guī)范。因此提高規(guī)范性的基礎(chǔ)，就是要與單位辦公室、個人建立資源共享機制，從而更為全面快捷的掌握單位和個人的信息數(shù)據(jù)，及時更新和匯總相關(guān)情況。二是建立數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)機制。針對檔案管理數(shù)據(jù)化程度逐步提高的現(xiàn)實，因此提高數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化，是未來檔案管理規(guī)范性的必然要求。對此，檔案管理部門要建立和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)，從用詞、格式等方面做統(tǒng)一的規(guī)范，便于數(shù)據(jù)的匯總和整理。 </

16、p><p>　　4.3 落實責(zé)任，加強檔案管理規(guī)范性監(jiān)督檢查 </p><p>　　在日常管理工作中要進(jìn)一步細(xì)化責(zé)任分工、明確監(jiān)管職責(zé)，用責(zé)任來促進(jìn)規(guī)范性落實。一是要明確專人負(fù)責(zé)。同時要建立檔案交接等機制，確保管理的延續(xù)性。二是要加強監(jiān)管力度。無論是上級部門，還是單位自身，要加強對檔案管理規(guī)范性的監(jiān)管，落實相關(guān)制度規(guī)定，在軟硬件建設(shè)方面給予必要的保障和監(jiān)督。三是要細(xì)化獎懲措施。注重對檔案管理工

17、作的檢查，對于出現(xiàn)的問題要建立規(guī)范的獎懲機制，促進(jìn)工作制度落實。 </p><p>　　4.4 提高素質(zhì)，滿足檔案管理規(guī)范性多樣需求 </p><p>　　首先要為單位招納業(yè)務(wù)技術(shù)過硬的管理人才；其次，要加強對管理人員的崗前培訓(xùn)，使他們能夠更好的熟悉和處理相關(guān)的管理工作。在培訓(xùn)內(nèi)容方面，一要加強其專業(yè)領(lǐng)域方面的培訓(xùn)，結(jié)合單位具體的工作，使理論知識能夠與實際工作很好的結(jié)合；二要加強對其工作責(zé)

18、任心的培養(yǎng)，將激勵機制引入到檔案管理工作中來，提高他們的工作積極性。 </p><p><b>　　5、結(jié)束語 </b></p><p>　　全新環(huán)境下，檔案管理工作需要面臨更高的挑戰(zhàn)。所以，分析新環(huán)境下檔案管理的變革，探討有效的檔案管理途徑，多方面創(chuàng)新檔案管理工作都是必須實現(xiàn)的。要緊隨時代潮流，形成大服務(wù)觀念，擺正位置，以大環(huán)境為助力推進(jìn)自身發(fā)展。就檔案管理者而言，

19、只有在工作中積極主動，通過自身實際行動去喚起其他人的認(rèn)知，提高檔案管理工作的重視。完善各項制度，科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。 </p><p><b>　　參考文獻(xiàn) </b></p><p>　　[1]劉玲. 淺談如何做好檔案管理工作[J]. 科學(xué)咨詢，2014（7） </p><p>　

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