erp中的管理思想系列談二 采購入庫異常情況處理

1、文章ERP中的管理思想系列談二采購入庫異常情況處理陸炳揮作者簡介：管理學(xué)碩士、計(jì)算機(jī)學(xué)士。自從1995年開始實(shí)施ERP系統(tǒng)，1997年加入EDS擔(dān)任實(shí)施顧問，現(xiàn)任四班華東地區(qū)實(shí)施部經(jīng)理，先后負(fù)責(zé)上百個(gè)ERP項(xiàng)目的實(shí)施。對ERP的管理精髓、精益生產(chǎn)管理思想方面具有及深刻的研究和豐富的經(jīng)驗(yàn)。前一陣子，從論壇上看到討論采購入庫流程，許多人積極發(fā)言，討論在系統(tǒng)中如何定義采購入庫的流程。但是我發(fā)現(xiàn)更多的討論集中在技術(shù)層面，沒有在管理層面。正常情況

2、下，采購訂單中指定的物料，按照需求時(shí)間、數(shù)量到達(dá)倉庫，庫管人員核對后接受入庫，過程中需要打印什么入庫單、驗(yàn)收單等等，是一式幾聯(lián)等等，沒有什么需要過多討論的。我把著眼點(diǎn)放在哪些是合理流程這個(gè)問題上。一個(gè)合理的流程不僅僅可以完成正常情況下的業(yè)務(wù)處理，更重要的是能夠?qū)Ξ惓Ｇ闆r進(jìn)行控制和標(biāo)識，使得相關(guān)管理人員可以獲得及時(shí)和完整的信息，以便進(jìn)行相應(yīng)的處理，同時(shí)這個(gè)流程應(yīng)該是簡單的。在ERP系統(tǒng)中定義的流程應(yīng)該實(shí)現(xiàn)這樣的目標(biāo)。如果出現(xiàn)了異常情況該怎

3、么辦？下面通過兩個(gè)實(shí)例來談?wù)勗贓RP系統(tǒng)中如何定義采購入庫流程。實(shí)例1：入庫時(shí)發(fā)現(xiàn)某物料到貨數(shù)量大于訂單訂貨數(shù)量。這種情況應(yīng)該說是常見的，每個(gè)企業(yè)肯定都會碰到，在ERP系統(tǒng)中處理流程應(yīng)該如何？下面列出兩種常見的處理流程：?在ERP系統(tǒng)中按訂單訂貨數(shù)量入庫；超出部分不在系統(tǒng)中進(jìn)行入庫，放在特定位置，通知采購員。?在ERP系統(tǒng)中按到貨數(shù)量入庫，其中超出訂單訂貨數(shù)量部分放在封存庫位，暫時(shí)不能領(lǐng)用，通知采購員。哪種方法更合理呢？在回答這個(gè)問題前

4、先說一個(gè)我經(jīng)歷的真實(shí)故事。有些ERP軟件標(biāo)準(zhǔn)功能可以設(shè)置入庫數(shù)量不得大于訂貨數(shù)量，否則多出部分不接受；有些ERP軟件標(biāo)準(zhǔn)功能不作限制，但是可以通過簡單的二次開發(fā)實(shí)現(xiàn)這樣的功能。我的一家客戶就提出要求做這樣的限制，要求出自財(cái)務(wù)總監(jiān)。從創(chuàng)收角度，我報(bào)價(jià)，客戶付錢，作些二次開發(fā)，兩全其美；從管理流程角度，我建議這樣的限制沒有必要。為什么呢？ERP系統(tǒng)是一個(gè)信息管理系統(tǒng)，其中所記錄的信息必須與實(shí)際情況相符。如果實(shí)際情況是送貨車輛必須等待庫管人員

5、核對完方可離開，庫管人員發(fā)現(xiàn)到貨數(shù)量大于訂貨數(shù)量的同時(shí)，立即原車退回的話，ERP軟件中設(shè)置入庫數(shù)量限制就是合理的。但是大多數(shù)情況下不可能是這樣的。通常庫管人員只是核對諸如托盤數(shù)，毛重，有無外包裝損壞等情況，無異常即簽收，送貨車輛即可離去。然后才會天津(亞洲總部)電話:862228401500網(wǎng)址:.cnEmail:asiainfo@.cn上海:862163758877北京:861064689110廣州:862083311500天津(亞洲

6、總部)電話:862228401500網(wǎng)址:.cnEmail:asiainfo@.cn上海:862163758877北京:861064689110廣州:862083311500文章進(jìn)行詳細(xì)的清點(diǎn)和檢驗(yàn)。這時(shí)發(fā)現(xiàn)數(shù)量多了，如果接受數(shù)量有限制，則超過部分就不會在ERP系統(tǒng)中有記錄，也就是說ERP系統(tǒng)不能標(biāo)識和管理這種異常情況，其他人員也不能通過ERP系統(tǒng)獲得相關(guān)的信息并進(jìn)行相關(guān)處理。這樣就需要存在一個(gè)ERP外的系統(tǒng)（如Excel表格）來對這部

7、分?jǐn)?shù)量進(jìn)行管理，很明顯不是一個(gè)合理的方法。所以我建議做這樣的限制沒有必要。現(xiàn)在可以來回答哪種方法更合理這個(gè)問題了。答案很簡單，首先要看實(shí)際操作流程如何，對其進(jìn)行優(yōu)化，讓它更合理，然后要在ERP系統(tǒng)中能實(shí)現(xiàn)實(shí)際操作流程就可以了。實(shí)例2：入庫時(shí)發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商裝箱單與采購訂單相符，但是與實(shí)際物品不符。有了實(shí)例1的基礎(chǔ)，來看實(shí)例2就簡單了，供應(yīng)商一定是裝錯(cuò)物品了。較合理的流程大致可能是這樣的：不管怎樣先在ERP中接受入庫再說，當(dāng)然是入到封存庫位，不

8、可以被生產(chǎn)線領(lǐng)用。然后由相關(guān)人員確定實(shí)際物品到底是什么，公司是否需要這個(gè)物料，如果不需要，再進(jìn)行退貨操作即可。有人會問為什么要在ERP中做入庫然后在退貨，這樣不麻煩嗎？有的讀者把整個(gè)業(yè)務(wù)流程連貫起來想就會說這樣做不麻煩，因?yàn)閷?shí)際操作就是先入庫再退貨，不在ERP中做也要在一個(gè)什么其他的系統(tǒng)或單據(jù)中記錄，在ERP中做記錄的好處是將來產(chǎn)生供應(yīng)商績效數(shù)據(jù)時(shí)對于這類錯(cuò)誤有了統(tǒng)計(jì)，反之則要人工進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。同時(shí)對于庫管人員而言，正常情況下在ERP中

9、會進(jìn)行入庫、退庫操作，異常情況下也要進(jìn)行入庫、退庫操作，只是庫位不同，這樣的流程比正常情況下要在ERP中進(jìn)行入庫操作，異常情況下入庫要填寫某個(gè)表格單據(jù)，退庫填寫另一種表格單據(jù)要簡單的多。另外對于財(cái)務(wù)人員處理應(yīng)付款業(yè)務(wù)也有好處，想象一下供應(yīng)商負(fù)責(zé)應(yīng)收的會計(jì)打電話來問為什么沒有付款時(shí)，財(cái)務(wù)人員就會發(fā)現(xiàn)有這樣的記錄是多么方便，反之要耗費(fèi)多少人工來進(jìn)行信息的查找和交流？所以說定義一個(gè)合理流程要考慮多個(gè)方面，簡單有效就是合理的。有沒有更合理的流程