各學院歸檔成績單、論文評定表審核標準

1、各學院學籍材料歸檔要求各學院學籍材料歸檔要求1、各學院學籍材料（含畢業(yè)生成績單、論文評定表、優(yōu)秀畢業(yè)論文、畢業(yè)生合影等）一般由教學秘書負責整理組卷，在學生畢業(yè)后半年內(nèi)完成檔案移交工作。2、需歸檔的畢業(yè)生成績單和論文評定表要求以班級為單位組卷，每卷檔案包括3部分：卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)材料和備考表。3、卷內(nèi)材料：要求齊全完整，按學號排序，并用黑色碳素筆在材料頁面右下角標注頁碼。特別注意以下事項：（1）退學、征兵入伍的學生成績單和論文評定表按其原來

2、班級存檔。（2）留降級、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學的學生成績單和論文評定表按其畢業(yè)班級存檔。（3）交換生成績單包括在本校學習成績單和交換期間外校學習成績單兩部分，外校學習成績單可到教務(wù)處復印并加蓋教務(wù)處公章。（4）國外合作辦學學生成績單包括本校學習成績單和國外上學成績單兩部分，國外上學成績單可到國際合作處復印并加蓋國際合作處公章。4、卷內(nèi)目錄制作：從“河北科技大學檔案館”主頁“資料下載”欄目下載“卷內(nèi)目錄錄入模板（未組卷）”，錄入內(nèi)容包括：所屬年度、

3、責任者、文號、題名、文件形成日期、頁數(shù)共6項內(nèi)容。卷內(nèi)目錄要求以學生為單位錄入，具體說明如下：（1）年度：學生畢業(yè)年度。（2）責任者：各學院名稱（全稱）。（3）文號：畢業(yè)生學號。注意：學號應(yīng)保持連續(xù)，未報到學生可以空號，但需在備考表中注明。（4）題名：按以下格式錄入：“專業(yè)班成績單”，“專業(yè)班畢業(yè)論文評定表”，學生姓名必須與卷內(nèi)材料一致，不得含有空格，例如“張山”，以免檢索不到。（5）文件形成日期：檔案材料上標注的日期；（6）頁數(shù)：每份

4、材料的頁數(shù)。5、填寫備考表（1）每卷備考表要填寫“本卷共頁。”（2）有學籍異動情況的要標注學籍異動信息，具體要求如下：學號不連貫時，要逐一標注原因，如未報到、留降級、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學等。成績單不完整時，要逐一標注原因，如退學、征兵入伍等。成績單上無畢業(yè)證書編號或?qū)W位證書編號時，要求逐一標注原因，如結(jié)業(yè)、肄業(yè)。（3）立卷人簽字、檢查人簽字章及教務(wù)處公章要求清晰可見。各學院學籍材料歸檔要求各學院學籍材料歸檔要求1、各學院學籍材料（含畢業(yè)生成績單

5、、論文評定表、優(yōu)秀畢業(yè)論文、畢業(yè)生合影等）一般由教學秘書負責整理組卷，在學生畢業(yè)后半年內(nèi)完成檔案移交工作。2、需歸檔的畢業(yè)生成績單和論文評定表要求以班級為單位組卷，每卷檔案包括3部分：卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)材料和備考表。3、卷內(nèi)材料：要求齊全完整，按學號排序，并用黑色碳素筆在材料頁面右下角標注頁碼。特別注意以下事項：（1）退學、征兵入伍的學生成績單和論文評定表按其原來班級存檔。（2）留降級、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學的學生成績單和論文評定表按其畢業(yè)班級存檔。

6、（3）交換生成績單包括在本校學習成績單和交換期間外校學習成績單兩部分，外校學習成績單可到教務(wù)處復印并加蓋教務(wù)處公章。（4）國外合作辦學學生成績單包括本校學習成績單和國外上學成績單兩部分，國外上學成績單可到國際合作處復印并加蓋國際合作處公章。4、卷內(nèi)目錄制作：從“河北科技大學檔案館”主頁“資料下載”欄目下載“卷內(nèi)目錄錄入模板（未組卷）”，錄入內(nèi)容包括：所屬年度、責任者、文號、題名、文件形成日期、頁數(shù)共6項內(nèi)容。卷內(nèi)目錄要求以學生為單位錄入

7、，具體說明如下：（1）年度：學生畢業(yè)年度。（2）責任者：各學院名稱（全稱）。（3）文號：畢業(yè)生學號。注意：學號應(yīng)保持連續(xù)，未報到學生可以空號，但需在備考表中注明。（4）題名：按以下格式錄入：“專業(yè)班成績單”，“專業(yè)班畢業(yè)論文評定表”，學生姓名必須與卷內(nèi)材料一致，不得含有空格，例如“張山”，以免檢索不到。（5）文件形成日期：檔案材料上標注的日期；（6）頁數(shù)：每份材料的頁數(shù)。5、填寫備考表（1）每卷備考表要填寫“本卷共頁?！保?）有學籍異動