檔案管理系統(tǒng)

1、神州數(shù)碼檔案管理系統(tǒng)解決方案神州數(shù)碼檔案管理系統(tǒng)解決方案一、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)與應(yīng)用結(jié)構(gòu)一、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)與應(yīng)用結(jié)構(gòu)1系統(tǒng)結(jié)構(gòu)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)?系統(tǒng)采用LotusDomino作為系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫平臺。?用戶使用公司的Notes辦公自動化平臺作為客戶端與管理端。?使用公司已有的辦公自動化系統(tǒng)用戶權(quán)限作為系統(tǒng)的權(quán)限控制。2應(yīng)用結(jié)構(gòu)應(yīng)用結(jié)構(gòu)?系統(tǒng)設(shè)置檔案條目庫、權(quán)限結(jié)構(gòu)庫、卷宗庫、借閱管理庫、檔案目錄庫、系統(tǒng)配置、檔案庫等幾種功能模塊。實物＋電子（相同）實物＋電子（不同

2、）電子（文件）檔案錄入及歸檔1、檔案可由各級檔案管理員直接錄入，也可由員工投檔或從公司知識庫中投檔產(chǎn)生。必須選擇檔案類型（以便根據(jù)類型決定是否創(chuàng)建卷宗）。（暫時不做）2、檔案條目需具備關(guān)鍵字段描述以反映檔案的主要內(nèi)容，并便于檔案的查詢及定位。3、歸檔內(nèi)容不能更改。4、投檔后由所屬本部級檔案管理員負(fù)責(zé)審批。并填寫必要的歸檔字段后歸檔，按三級目錄年度的方式。按類型不同決定按類型不同決定是否立卷是否立卷，如需要立卷的文檔歸檔時必須已有相應(yīng)卷宗

3、，如無卷宗需新建才可實現(xiàn)歸檔功能，并只能放入未滿卷宗并要求檔案管理員具有管理權(quán)限的卷宗，即錄入時自動過濾已滿卷宗及無管理權(quán)限的卷宗。5、關(guān)鍵字段必填才能審核通過。本部及以上級別檔案管理員只具有審批歸檔資格，不具有創(chuàng)建檔案權(quán)限（此點由檔案管理（此點由檔案管理規(guī)定來實現(xiàn)）規(guī)定來實現(xiàn)）針對檔案實現(xiàn)狀態(tài)管理1、文件狀態(tài)（新建）2、審批狀態(tài)3、歸檔4、借出狀態(tài)（電子無基礎(chǔ)）5、銷毀狀態(tài)跟蹤檔案的創(chuàng)建訪問記錄及時間（按服務(wù)器時鐘管理）卷宗管理（由檔

4、案類型決定是否歸入卷宗）1、檔案卷宗可由各級檔案管理員創(chuàng)建2、卷宗修改必須在無相關(guān)文檔時才可進(jìn)行或批量更新相關(guān)檔案后才可操作3、刪除必須在無相關(guān)文檔時才可進(jìn)行4、如卷宗下文檔完全銷毀，則標(biāo)記該卷宗為銷毀。5、卷宗按照三級分類卷宗按照三級分類年限的規(guī)則創(chuàng)建年限的規(guī)則創(chuàng)建6、卷宗權(quán)限為包含關(guān)系，即本部檔案管理員具有相應(yīng)下級事業(yè)部的卷宗管理權(quán)限權(quán)限管理1、檔案管理員權(quán)限（公司級、本部級、事業(yè)部級）；密級為機密不能設(shè)定為公共級。2、各本部及各事