機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定

1、機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定,國(guó)家檔案局令第8號(hào) 遂寧市檔案局 謝宗錫,第 一 部 分,《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定 》,一、《規(guī)定》發(fā)布施行的意義,《規(guī)定》的發(fā)布施行--是我國(guó)檔案工作與時(shí)俱進(jìn)的產(chǎn)物，是全面落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，堅(jiān)持以人為本，推進(jìn)檔案工作可持續(xù)發(fā)展的重要舉措，是檔案法制化建設(shè)的重要成果。《規(guī)定》--以“令”的形式發(fā)布，屬部門行政規(guī)章，具有法律效力，具有強(qiáng)制性和權(quán)威性。 《規(guī)

2、定》的發(fā)布施行--將有力促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，有力推動(dòng)國(guó)家檔案資源建設(shè)。,二、《規(guī)定》制定的背景,（一）建國(guó)以來至今，在劃分機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限方面經(jīng)歷了五次改革： ●第一次改革—1956年();1957年()； ●第二次改革—1964年()； ●第三次改革—1983年(、《關(guān)于不歸檔的文書材料的規(guī)定》)； ●第四次改革—1987年（《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》、《機(jī)關(guān)

3、文件歸檔和不歸檔的范圍》）； ●第五次改革—2006年（《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》）。,二、《規(guī)定》制定的背景,（二）改革原因 ●一是對(duì)反映維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料重視不夠； ●二是文件材料歸檔范圍界定過寬，導(dǎo)致重復(fù)歸檔； ●三是條文表述可操作性不強(qiáng)，造成文件價(jià)值鑒定不準(zhǔn)確； ●四是檔案行政管理部門對(duì)機(jī)關(guān)文件材料

4、歸檔工作缺乏實(shí)質(zhì)性的監(jiān)督和管理手段。,三、《規(guī)定》制定的指導(dǎo)思想和原則,（一）《規(guī)定》制定的指導(dǎo)思想 以鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想為指導(dǎo)，全面貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，堅(jiān)持以人為本，與時(shí)俱進(jìn)，正確界定機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分文書檔案保管期限，大力促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案基礎(chǔ)工作，努力推進(jìn)國(guó)家檔案資源建設(shè)，為構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)提供有效服務(wù)。,三、《規(guī)定》制定的指導(dǎo)思想和原則,（二）《規(guī)定》制定的原則： ●《規(guī)定

5、》的內(nèi)容涵蓋機(jī)關(guān)的所有文件材料； ●《規(guī)定》要對(duì)歸檔與不歸檔范圍作出明確界定； ●《規(guī)定》采用標(biāo)時(shí)制標(biāo)明文書檔案的具體保管期限； ●要盡量避免重復(fù)歸檔； ●凡涉及公民權(quán)益的文件，體現(xiàn)“從寬”的原則；,四、《規(guī)定》與1987年頒布的兩個(gè)業(yè)務(wù) 文件相比的變化,（一）《規(guī)定》將1987年的兩個(gè)文件合二為一。既是文件材料的歸檔范圍，又是保管期限的具體劃分，具有一表兩用的功能；（二）改革了文書檔案

6、保管期限劃分方法；（三）突出了立檔單位的主體地位，體現(xiàn)“以我為主”的思想；（四）充實(shí)了行政執(zhí)法、行政審批、產(chǎn)權(quán)關(guān)系、公民權(quán)益等方面文件材料；（五）檔案保管期限作了適當(dāng)調(diào)整；（六）由“備案制”改為“審批制”，加大了管理力度。,五、《規(guī)定》制定的目的和依據(jù),制定《規(guī)定》的目的 是為了便于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體(以下簡(jiǎn)稱機(jī)關(guān))正確界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，使所有保存的檔案既能反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)情況

7、，維護(hù)其歷史面貌，又便于保管和利用。制定《規(guī)定》的主要依據(jù) 《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》和有關(guān)法規(guī)。,六、《規(guī)定》的實(shí)施范圍,執(zhí)行范圍：黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體。參照?qǐng)?zhí)行范圍：軍隊(duì)系統(tǒng)、民主黨派、企事業(yè)單位?！?需要說明的是，具有行政管理職能的事業(yè)單位屬《規(guī)定》的執(zhí)行范圍。,七、機(jī)關(guān)文件材料的含義,機(jī)關(guān)文件材料—是指機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。從門類上可分為：文書、人事、會(huì)計(jì)、基建等文件材料；

8、從載體上可分為：紙質(zhì)、磁性、電子等載體文件材料?！铩兑?guī)定》界定的“機(jī)關(guān)文件材料”的內(nèi)涵，就是要使《規(guī)定》適用于機(jī)關(guān)各種門類和載體的文件材料的歸檔工作，而不是僅僅針對(duì)機(jī)關(guān)文書材料的歸檔工作。,八、機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍內(nèi)容,機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍包括四個(gè)方面：一是本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；二是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；

9、三是本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；四是對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料?！?《規(guī)定》中以上四方面只是作了原則上的區(qū)分，如果詳細(xì)概括或全部指明機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍既不科學(xué)，也不實(shí)際。因此，國(guó)家檔案行政管理部門只作宏觀、指導(dǎo)性的規(guī)定。,九、機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍內(nèi)容,機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍包括四個(gè)方面：一是上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人

10、員的文件材料，供工作參考的抄件等；二是本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；,九、機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍內(nèi)容,三是同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；四是下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中

11、，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料?！?需要注意的是，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿雖不歸檔，但重要的法律、法規(guī)的歷次修改稿、有黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人重要修改意見和批示、指示的稿本應(yīng)屬機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍。機(jī)關(guān)文件的最后定稿，即使沒有機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽批、審改意見，原則上應(yīng)納入機(jī)關(guān)文件歸檔范圍，與正文、文件處理單一并歸檔。,十、歸檔范圍的文件材料要實(shí)行集 中統(tǒng)一管理,實(shí)行集中統(tǒng)一管理包括兩個(gè)方面：一是對(duì)本單位檔

12、案實(shí)體實(shí)行集中保管，統(tǒng)一整理、編目，提供利用；二是對(duì)本單位的全部檔案信息（目錄、數(shù)據(jù)等）按統(tǒng)一的管理制度進(jìn)行集中管理。其目的是確保機(jī)關(guān)文件材料歸檔齊全完整。,十一、機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限劃分,機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。永久保管和定期中30年的文書檔案要按有關(guān)規(guī)定向國(guó)家檔案館移交。定期中10年保管的文書檔案由機(jī)關(guān)自己留存。定期保管檔案要實(shí)行標(biāo)時(shí)劃分，不能直接注明或?qū)懮稀岸ㄆ凇?，主要是便于到期進(jìn)

13、行鑒定銷毀工作。,十二、屬于永久保管文書檔案內(nèi)容,（一）本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料； （二）本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料； （三）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料； （四）本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等； （五）本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；,十二、屬于永久保管文書檔案內(nèi)容,（六）本機(jī)關(guān)房屋買

14、賣、土地征用、重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料； （七）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料； （八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。 ★ 把握機(jī)關(guān)文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機(jī)關(guān)職能活動(dòng)的規(guī)模大小、規(guī)格層次、影響力、產(chǎn)生的文件材料是否具備法規(guī)政策性等諸多因素來考慮。,十三、屬于定期保管文書檔案內(nèi)容,（一）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的

15、一般性業(yè)務(wù)文件材料； （二）本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料； （三）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料； （四）本機(jī)關(guān)，一般性事務(wù)管理文件材料； （五）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等； （六）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；,十三、屬于定期保管文書檔案內(nèi)容,（七）上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管

16、業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料； （八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料； （九）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。 ★ 把握文件材料的“一般性”，要看文件材料涉及的問題是否是常規(guī)性、技術(shù)性等方面的問題。,十四、《規(guī)定》對(duì)電子文件和紙質(zhì) 文件的歸檔要求,機(jī)關(guān)對(duì)應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。如今，

17、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化水平提高，無紙化辦公的普及，電子文件大量產(chǎn)生，如果不對(duì)電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息進(jìn)行歸檔，有朝一日，電子文件極有可能成為“死”文件，無法打開和認(rèn)知。相應(yīng)歸檔的目的：確保電子檔案的長(zhǎng)期有效性和可讀性。,十四、《規(guī)定》對(duì)電子文件和紙質(zhì) 文件的歸檔要求,元數(shù)據(jù)：是指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。背景

18、信息：是指描述生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對(duì)其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。機(jī)關(guān)對(duì)紙質(zhì)文件歸檔時(shí)，應(yīng)將文件處理單、發(fā)文稿紙與正本文件一并歸檔。,第 二 部 分,《文書檔案保管期限表》,一、機(jī)關(guān)檔案鑒定的原則,堅(jiān)持以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)預(yù)測(cè)判斷檔案價(jià)值。即堅(jiān)持以人為本，從國(guó)家、集體和公民的整體利益出發(fā)，充分預(yù)測(cè)檔案對(duì)構(gòu)建和諧社會(huì)所起的作用來判斷其價(jià)值。堅(jiān)持歷史的觀點(diǎn)。檔案是歷史上人類

19、從事實(shí)踐活動(dòng)的產(chǎn)物。因此分析檔案的價(jià)值時(shí)，要放在形成的歷史條件中去考慮其保存價(jià)值。堅(jiān)持全面的觀點(diǎn)。要從多層次、多角度、多方面考慮歸檔文件的價(jià)值。堅(jiān)持長(zhǎng)遠(yuǎn)的觀點(diǎn)。即要有長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光，既要看到當(dāng)前的作用，也要看到將來的需要。現(xiàn)在有用的檔案，將來可能沒有用處；現(xiàn)在尚未用上的檔案，將來可能有用處。,二、機(jī)關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn),（一）職能標(biāo)準(zhǔn)。職能標(biāo)準(zhǔn)是按立檔單位的社會(huì)地位和重要程度來決定其檔案的價(jià)值。一般情況下，行政級(jí)別越高，其形成的檔案越重要。

20、機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)盡可能保存對(duì)其職能起到憑證、評(píng)價(jià)作用的文件材料，以及能夠證明單位的存在、發(fā)展和歷史作用的文件材料。 （二）來源標(biāo)準(zhǔn)。即“以我為主”的標(biāo)準(zhǔn)。本機(jī)關(guān)形成的文件材料應(yīng)當(dāng)是保存的重點(diǎn)。 （三）內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)。內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)是決定檔案價(jià)值最重要、最本質(zhì)的因素。它強(qiáng)調(diào)檔案內(nèi)容的重要性、獨(dú)一性和時(shí)效性。,二、機(jī)關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn),（四）形式特征標(biāo)準(zhǔn)。形式特征標(biāo)準(zhǔn)是指文件的名稱、文本、非文本文件。 （1）文件的名稱不

21、同、作用不同、價(jià)值也就不同。 （2）文本是指文件的正本、定稿、修改稿、草稿等。 （3）非文本文件。它不具備文件的特征和效力，往往得不到應(yīng)有的重視。特別是重要的照片、音像材料、領(lǐng)導(dǎo)人題詞、獎(jiǎng)狀等，但它生動(dòng)地記錄了真實(shí)的歷史，對(duì)文件起到重要的輔助作用，同樣屬于檔案的范疇，應(yīng)得到足夠的重視。 （五）社會(huì)需求標(biāo)準(zhǔn)。在確定其價(jià)值和保管期限時(shí)，應(yīng)站在社會(huì)總需求的高度，把握公民個(gè)人、機(jī)關(guān)及社會(huì)各方面的各種需要去考慮

22、。,三、具體文件材料保管期限的劃分,（一）同一會(huì)議形成的文件材料期限的劃分。應(yīng)在歸檔時(shí)根據(jù)各種文件材料的價(jià)值大小確定區(qū)分為不同的保管期限。如：請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、主題講話、決議、決定、紀(jì)要、會(huì)議記錄等應(yīng)劃為永久；典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)等應(yīng)劃為30年；有的是為了遵循會(huì)議文件材料的成套性原則，便于查找利用，把所有文件材料劃為同一保管期限，其實(shí)這種觀點(diǎn)是不正確的。,三、具體文件材料保管期限的劃分,（二）機(jī)關(guān)對(duì)人大議案

23、及答復(fù)、政協(xié)提案及辦理結(jié)果材料保管期限的劃分。這部分材料保管期限一般定為永久。人大、政協(xié)每年召開年會(huì)，形成一定數(shù)量的議案、提案，并分別轉(zhuǎn)到一個(gè)或多個(gè)職能機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)辦理，辦理結(jié)果要送達(dá)人大代表、政協(xié)委員，同時(shí)要送本級(jí)人大、政協(xié)機(jī)關(guān)。主要承辦機(jī)關(guān)在歸檔時(shí)保管期限劃為永久；其它協(xié)辦機(jī)關(guān)劃為30年；人大、政協(xié)機(jī)關(guān)在歸檔時(shí)劃為永久。,三、具體文件材料保管期限的劃分,（三）機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會(huì)議、聯(lián)合行文形成的文件材料，主辦機(jī)關(guān)與協(xié)辦機(jī)關(guān)歸檔時(shí)保管期限的劃

24、分。主辦機(jī)關(guān)和協(xié)辦機(jī)關(guān)對(duì)相同內(nèi)容的文件材料都要?dú)w檔，但主辦機(jī)關(guān)保管期限的劃分明顯高于協(xié)辦機(jī)關(guān)。其目的是為了避免將來檔案重復(fù)進(jìn)館，也便于協(xié)辦機(jī)關(guān)工作查考利用。,三、具體文件材料保管期限的劃分,（四）以“兩辦”名義聯(lián)合發(fā)文或召開會(huì)議，主辦機(jī)關(guān)和協(xié)辦機(jī)關(guān)的確定。判斷標(biāo)準(zhǔn)一般是以用了誰的“發(fā)文字號(hào)”來區(qū)分。但實(shí)際工作中通常用的是黨委的發(fā)文字號(hào)，這是以“兩辦”名義發(fā)文的慣例，因此，這要從文件內(nèi)容看是屬黨委還是政府歸口管理的職責(zé)范圍，如是黨委歸口管

25、理的，主辦單位為黨委，協(xié)辦單位為政府；如是政府歸口管理的，主辦單位為政府，協(xié)辦單位為黨委。,三、具體文件材料保管期限的劃分,（五）上級(jí)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本單位工作形成的文件材料保管期限的劃分。判斷“重要的”和“一般的”標(biāo)準(zhǔn)通常以領(lǐng)導(dǎo)的行政級(jí)別和檢查事由的重要程度來劃分。黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人以及省部級(jí)以上的屬“重要的”歸檔時(shí)劃為永久；省部級(jí)以下的通常要具體情況具體分析，如市委書記到市檔案局現(xiàn)場(chǎng)辦公解決檔案館庫的新建問題，機(jī)關(guān)在歸檔時(shí)劃為永久；

26、如是一般性檢查、視察工作，相關(guān)文件材料應(yīng)屬一般文件材料，機(jī)關(guān)歸檔時(shí)應(yīng)劃為30年。上級(jí)機(jī)關(guān)一般工作人員檢查、指導(dǎo)工作形成的文件材料，檢查、指導(dǎo)事由重要的劃為30年；一般的可以不歸檔。,三、具體文件材料保管期限的劃分,（六）重要業(yè)務(wù)問題和一般業(yè)務(wù)問題保管期限的劃分。劃定標(biāo)準(zhǔn)：業(yè)務(wù)文件材料涉及法規(guī)政策性和重大業(yè)務(wù)建設(shè)，屬于比較重要的問題，歸檔時(shí)劃為永久；業(yè)務(wù)文件材料涉及基礎(chǔ)性、技術(shù)性內(nèi)容，屬一般業(yè)務(wù)問題，歸檔時(shí)劃為30年。二者區(qū)分的關(guān)鍵在于對(duì)

27、業(yè)務(wù)內(nèi)容的把握，要具體問題具體分析，不能一概而論。,三、具體文件材料保管期限的劃分,（七）本機(jī)關(guān)代上級(jí)機(jī)關(guān)起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項(xiàng)業(yè)務(wù)文件的最后草稿保管期限的劃分。本機(jī)關(guān)代上級(jí)機(jī)關(guān)起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項(xiàng)業(yè)務(wù)文件的最后草稿一般是指經(jīng)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)的最后稿本，歸檔時(shí)劃為30年。上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)稿本可能有改動(dòng)，也可能沒改動(dòng)，最后以“兩辦”名義聯(lián)合下發(fā)。如以市委辦為主辦單位的，市委辦應(yīng)劃為永久；政府辦為協(xié)辦單位歸檔時(shí)

28、應(yīng)劃為30年；市檔案局收到正式文本后，歸檔時(shí)應(yīng)按“上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件”將其劃為永久。,三、具體文件材料保管期限的劃分,（八）行政處罰、處分、國(guó)家賠償文件材料保管期限的劃分。行政處罰分為七種；處分分為黨紀(jì)處分（五種）和政紀(jì)處分（六種）。行政處罰、黨紀(jì)、政紀(jì)最低處分均為警告，劃分保管期限時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)為：凡受到警告以上的，相關(guān)材料均應(yīng)歸檔并永久保管；只受到警告的，相關(guān)材料均應(yīng)保管30年。機(jī)關(guān)中除以處分手段進(jìn)行處理外,還有通

29、報(bào)批評(píng)等手段,這類文件材料保管期限劃定為10年。另外，國(guó)家賠償過程中形成的文件材料，涉及到對(duì)公民、法人等合法權(quán)益造成了損害，導(dǎo)致國(guó)家賠償，歸檔時(shí)應(yīng)永久保存。,三、具體文件材料保管期限的劃分,（九）年度以下計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料在歸檔時(shí)保管期限的劃分。一般定為10年保管。但并不是機(jī)關(guān)所有的年度以下的工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料都要?dú)w檔，要具體問題具體分析，視機(jī)關(guān)主要職能而定。如經(jīng)濟(jì)管理部門（統(tǒng)計(jì)、商務(wù)、發(fā)改委等部門）對(duì)本地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展有重要分析價(jià)

30、值的月報(bào)、季度、半年度統(tǒng)計(jì)材料，機(jī)關(guān)應(yīng)該歸檔；其它非經(jīng)濟(jì)管理部門只對(duì)半年度工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料納入歸檔范圍，保管期限定為10年，月度、季度計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料可不歸檔。,三、具體文件材料保管期限的劃分,（十）“機(jī)構(gòu)設(shè)置”文件材料期限的劃分。9.1中與11 .3中“機(jī)構(gòu)設(shè)置”是有區(qū)別的，9.1中“機(jī)構(gòu)設(shè)置”是指本機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置形成的文件材料，歸檔時(shí)應(yīng)劃為永久；11.3中“機(jī)構(gòu)設(shè)置”是指上級(jí)機(jī)關(guān)決定成立本機(jī)關(guān)形成的文件材料，包括機(jī)關(guān)

31、行政級(jí)別、領(lǐng)導(dǎo)人職數(shù)、人員編制等內(nèi)容，雖由上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)，但與本機(jī)關(guān)沿革、歷史、職能密切相關(guān)，是本機(jī)關(guān)賴以存在和發(fā)展的依據(jù)性文件，本機(jī)關(guān)不僅要?dú)w檔，而且要永久保存。,三、具體文件材料保管期限的劃分,（十一）先進(jìn)單位、勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者的文件材料保管期限的劃分。劃分標(biāo)準(zhǔn)是以表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的主辦者行政區(qū)劃級(jí)別、行政級(jí)別來劃分的。凡是縣級(jí)（含）以上的表彰，應(yīng)劃為永久；其余的表彰材料劃為30年。這里需要注意的是，機(jī)關(guān)內(nèi)部評(píng)選的先進(jìn)工作者、優(yōu)秀個(gè)人的

32、文件材料，不管機(jī)關(guān)級(jí)別有多高，歸檔時(shí)保管期限一般定為30年。,三、具體文件材料保管期限的劃分,（十二）機(jī)關(guān)黨、團(tuán)、工會(huì)工作活動(dòng)中重要專項(xiàng)活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)材料保管期限的劃分。就行政機(jī)關(guān)而言，黨、團(tuán)、工會(huì)工作活動(dòng)雖不是機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)職能活動(dòng)，但它們是機(jī)關(guān)工作中不可或缺的一部分。主辦的一些專項(xiàng)活動(dòng)不僅規(guī)模較大，而且影響也較大，其重要性不言而喻。如機(jī)關(guān)開展的“先進(jìn)性教育活動(dòng)”和“三講” 教育活動(dòng)等形成的報(bào)告、總結(jié)都很重要。這類活動(dòng)屬黨的工作活動(dòng)中的

33、重要專項(xiàng)活動(dòng)，其文件材料歸檔時(shí)劃為永久；又如機(jī)關(guān)工會(huì)組織為災(zāi)區(qū)捐款捐物等活動(dòng)，屬一般性專項(xiàng)活動(dòng)，形成的報(bào)告、總結(jié)在歸檔時(shí)劃為10年。,三、具體文件材料保管期限的劃分,（十三）機(jī)關(guān)紀(jì)檢、監(jiān)察工作中形成的綜合性報(bào)告、調(diào)查材料期限的劃分。分為“重要的”和“一般的”兩種情況?！爸匾摹迸c“一般的”主要區(qū)分標(biāo)準(zhǔn)是案件違規(guī)違紀(jì)的程度，就是看案件最終處理結(jié)果。如違規(guī)違紀(jì)的程度只達(dá)到受警告的處分條件，屬“一般的”，歸檔時(shí)劃為30年；如違規(guī)違紀(jì)的程度達(dá)到

34、受警告以上的處分條件，屬“重要的”歸檔時(shí)劃為永久；如調(diào)查結(jié)論是查無實(shí)據(jù)的，其材料劃為10年。,三、具體文件材料保管期限的劃分,（十四）機(jī)關(guān)處理來信來訪的文件材料在歸檔時(shí)期限的劃分。來信來訪的內(nèi)容繁雜，一般是以維護(hù)公民自身權(quán)益為主，形成的文件材料是否歸檔，一個(gè)先決條件是對(duì)來信來訪是否有處理結(jié)果。如沒有處理結(jié)果，暫時(shí)不能歸檔；如有處理結(jié)果，歸檔時(shí)要看是否有領(lǐng)導(dǎo)重要批示來劃定保管期限。即有領(lǐng)導(dǎo)重要批示和處理結(jié)果的劃為永久；其它有處理結(jié)果的劃為

35、30年。,三、具體文件材料保管期限的劃分,（十五）機(jī)關(guān)與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議等文件材料歸檔時(shí)期限的劃分。合同、協(xié)議等文件材料，屬法律文書。判斷劃定期限應(yīng)從文件材料法律價(jià)值出發(fā)，結(jié)合事由重要程度，有效時(shí)限，涉及資金的多少來具體區(qū)分其檔案的“重要性”和“一般性”。如建辦公大樓與施工方簽訂合同，金額較大，屬機(jī)關(guān)固定資產(chǎn)投資范疇，事由重要，這份合同屬重要合同，歸檔時(shí)劃為永久；如機(jī)關(guān)簽訂的廣告、光纖使用等合同，屬一般合同，歸檔時(shí)劃為10年。區(qū)

36、分重要與一般要因事而異，因量而定。,三、具體文件材料保管期限的劃分,（十六）機(jī)關(guān)接待工作的計(jì)劃、方案歸檔時(shí)期限的劃分。區(qū)分重要和一般的接待工作計(jì)劃、方案關(guān)鍵在于接待對(duì)象的級(jí)別。一般來說，重要的接待對(duì)象是指黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人，形成的接待計(jì)劃、方案屬重要一類，歸檔時(shí)劃為30年；同時(shí)級(jí)別要與接待事由的重要程度結(jié)合起來綜合考慮，如人大、政協(xié)代表團(tuán)對(duì)機(jī)關(guān)的視察、檢查工作，這對(duì)單位來說是屬于重要的活動(dòng)，其材料歸檔時(shí)劃為30年；而兄弟單位或?qū)诮哟刃纬?/p>

37、的材料，劃為10年。,三、具體文件材料保管期限的劃分,（十七）國(guó)有資產(chǎn)管理文件材料歸檔時(shí)期限的劃分。區(qū)分“重要的”與“一般的”原則是國(guó)有資產(chǎn)的規(guī)模、數(shù)量及價(jià)值大小。如機(jī)關(guān)房產(chǎn)、機(jī)動(dòng)車等價(jià)值大、壽命長(zhǎng)，這類國(guó)有財(cái)產(chǎn)登記、統(tǒng)計(jì)材料，屬重要的劃為永久；如辦公用的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等價(jià)值不高、壽命短，這類國(guó)有資產(chǎn)的登記、統(tǒng)計(jì)材料，屬一般的，劃為10年。,三、具體文件材料保管期限的劃分,（十八）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料歸檔時(shí)期限的劃

38、分。“重要的”和“一般的”區(qū)分的原則，在于把握上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的、屬本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料是否具有政策性、法規(guī)性、方針性。如國(guó)家檔案局令第8號(hào)、川委辦〔2010〕7號(hào)、省府函〔2005〕103號(hào)等等文件屬重要的這類，歸檔時(shí)劃為永久；如省檔案局關(guān)于加強(qiáng)執(zhí)法檢查、培訓(xùn)等工作的通知方面的文件，屬一般業(yè)務(wù)文件，歸檔時(shí)劃為30年。,三、具體文件材料保管期限的劃分,（十九）上級(jí)機(jī)關(guān)或同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料歸檔時(shí)期限的劃分

39、。如市委市府開展創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)、市財(cái)政局關(guān)于差旅費(fèi)報(bào)銷規(guī)定的通知等等文件，既不是我檔案部門的主管業(yè)務(wù)，但又要貫徹執(zhí)行，歸檔時(shí)劃為10年。,三、具體文件材料保管期限的劃分,（二十）本機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的文件材料歸檔時(shí)期限的劃分。一是機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的文件材料中重大問題的專題報(bào)告要進(jìn)行歸檔，期限劃分30年，如縣檔案局上報(bào)的重點(diǎn)檔案搶救的報(bào)告、或關(guān)于館庫建設(shè)問題的報(bào)告等，屬比較重要的專題報(bào)告，市檔案局在歸檔時(shí)期限劃分30年；二是對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送