福建省信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院應(yīng)用語言系《秘書實(shí)務(wù)》教程課件

1、制作人:文秘教研室 林雙琴,福建省信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院應(yīng)用語言系《秘書實(shí)務(wù)》教程課件,“ 誰掌握了信息,控制了網(wǎng)絡(luò)，誰就掌握了整個(gè)世界?！?——世界著名未來學(xué)家 阿爾溫·托夫勒,第八講 信息工作本講內(nèi)容及要點(diǎn),信息與信息工作的含義；信息工作的特點(diǎn)、意義和要求；秘書部門和秘書人員獲取、加工、提供和存儲信息的要領(lǐng)和方法；高層次信

2、息的開發(fā)。,8-1 信息工作概述,8-1-1 信息與信息工作,A.廣義信息與狹義信息：狹義信息，是指通過一定的物質(zhì)載體反映出來的新的有用知識。廣義信息，是指對各種事物運(yùn)動特征和變化的客觀描述。 課堂討論：1，報(bào)紙、電臺、電視臺以及網(wǎng)絡(luò)等所傳播的新聞是不是信息？如果是，屬廣義還是狹義信息？2，氣象信息屬廣義信息還是狹義信息？,信息的七種特性： 1，客觀性； 2，無限性；

3、 3，時(shí)效性； 4，共享性； 5，可傳輸性； 6，可加工性； 7，可擴(kuò)散性。,B. 信 息 的 特 征,C. 信 息 工 作,我們這里講的信息工作，特指秘書獲取、加工、傳遞、儲存和利用信息的一系列活動。秘書部門既是各

4、級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的辦公機(jī)構(gòu)，又是承上啟下、聯(lián)系各方的信息中心。對領(lǐng)導(dǎo)來說，它又是參謀、助手和“耳目”。秘書部門的這些功能，哪一條都離不開信息。為領(lǐng)導(dǎo)工作提供全面、準(zhǔn)確、對路的信息，是秘書義不容辭的重要職責(zé)。,8-1-2 信息工作的作用（上）,A.輔助領(lǐng)導(dǎo)者正確決策 信息是決策的基礎(chǔ)和依據(jù)。領(lǐng)導(dǎo)決策過程實(shí)際上是一個(gè)對信息的處理過程。 [案 例] “新疆金石集團(tuán)”開發(fā)“改性瀝青”生產(chǎn)并將產(chǎn)品逐步推向全國的決策

5、過程中信息的作用。B.協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者科學(xué)管理 科學(xué)管理的實(shí)質(zhì)：按一定的目標(biāo)，對一個(gè)管理系統(tǒng)進(jìn)行有效的控制。 [過 程] 各方信息→領(lǐng)導(dǎo)者→信息處理→發(fā)出指令→控制管理系統(tǒng)→達(dá)到既定目標(biāo),8-1-2 信息工作的作用（下）,C.開闊領(lǐng)導(dǎo)者與秘書的思路 信息社會 · 現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)者的“信息饑餓”。 秘書自身也極需通過信息工作來開闊視野和思路，提高信息捕捉能力、創(chuàng)

6、新思維能力、分析判斷能力、綜合概括能力、參謀咨詢能力和應(yīng)用寫作能力。D.提高秘書工作效率 秘書部門和秘書人員的絕大部分工作如撰寫公文、辦理公文、立卷歸檔、調(diào)研、辦會等等，實(shí)質(zhì)上都是在處理信息。,8-1-3 信息工作的特點(diǎn),“四性特點(diǎn)”——,A.服務(wù)性秘書部門信息服務(wù)的多向性。其中最直接最主要的是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù),B.綜合性秘書部門提供信息種類非常廣泛；其內(nèi)容具有綜合性,C.針對性同一信息

7、對于不同的對象，其有用性即價(jià)值各不相同,D.適時(shí)性秘書部門提供信息要選擇最佳時(shí)機(jī)以取得最高的吸收率,8-1-4 信息工作的要求,信息工作6項(xiàng)要求：,A.敏銳,B.準(zhǔn)確,C.及時(shí),D.全面,E.適用,F.經(jīng)濟(jì),[案例] 某企業(yè)抓住APEC(亞太經(jīng)濟(jì)合作組織)峰會在滬召開這一信息開發(fā)唐裝生產(chǎn)大賺一把取得成功,8-2 信息的獲取,信息獲取——秘書利用各種渠道和方法獲得領(lǐng)導(dǎo)工作所需要的信息。

8、 這是信息工作的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)。,,,,,,領(lǐng)導(dǎo)者,秘書,,上級信息,內(nèi)部信息,社會信息,同業(yè)信息,歷史信息,國際信息,,8-2-1 信息獲取的范圍,,8-2-2 信息獲取八渠道,秘書,,,,,,,,,,,,,,,,,,領(lǐng)導(dǎo)者,信息網(wǎng)絡(luò)渠道,文書 渠道,書刊 渠道,調(diào)查 渠道,會議 渠道,信訪 渠道,科研 渠道,檔案 渠道,各 種 信 息,8-2-3 信息獲取的方法,怎樣捕捉信息？

9、“八法”。,B.文字閱讀法,A.網(wǎng)絡(luò)查詢法,C.收看收聽法,D.會議記錄法,E.相互交流法,F.專題調(diào)查法,G.觀察體驗(yàn)法,H.索取求購法,8-3 信息的加工,8-3 信息的加工,信息從初始狀態(tài)到具有可用性，必須經(jīng)過加工處理。信息加工——將獲取的原始信息進(jìn)行鑒別、篩選、綜合、分析和編制，使之成為完整、有用的信息資料，以便提供使用。信息加工既是一種工作過程，更是一種創(chuàng)造性思維活動；加工的成果是科學(xué)方法與智力勞動的結(jié)

10、晶，具有比原始信息更大的使用價(jià)值。,8-3-1 信息加工的方法（上）,A.歸納法：篩選→合并同類項(xiàng)→專題信息 此法便于領(lǐng)導(dǎo)深入了解研究某一方面問題。B.濃縮法。在保證信息量不變的前提下，將長信息壓縮成簡短信息。通常動態(tài)性信息宜短，調(diào)研、經(jīng)驗(yàn)等信息材料可長些。C.縱深法。“打破沙鍋問到底”。沿縱向，一層層、一步步、一環(huán)環(huán)深透揭示問題。D.擴(kuò)充法。對殘缺不全的原始信息加以補(bǔ)充，使之成為完整有用的信息資料。,E.對比法?？v向比較；橫向

11、比較；兩種比較結(jié)合起來。此法反差鮮明、印象強(qiáng)烈。F.轉(zhuǎn)換法。將較抽象的內(nèi)容轉(zhuǎn)換成人們?nèi)菀桌斫獾氖吕４朔ㄒ皇寝D(zhuǎn)換對象之間要有可比性，二是轉(zhuǎn)換對象要通俗易懂。G.圖表法。一目了然，易傳易用。H.剪接法。多用于動態(tài)性信息的加工。要求確定好信息主題，并正確選材、剪接。,8-3-1 信息加工的方法（下）,8-3-2 信息簡報(bào)（信息內(nèi)刊）,記載和傳遞、報(bào)送信息的文字材料。特點(diǎn)：“新、深、實(shí)、短”。秘書編寫信息簡報(bào)6點(diǎn)要領(lǐng)： 標(biāo)

12、題醒目； 主題集中； 內(nèi)容新鮮； 結(jié)構(gòu)簡單； 篇幅簡短； 語言簡潔。,討論——信息的加工與信息簡報(bào)的編寫之間有著什么樣的關(guān)系？,案例一,A.為本級領(lǐng)導(dǎo)了解情況、正確決策、指導(dǎo)工作提供信息； B.為上級領(lǐng)導(dǎo)了解情況、正確決策、指導(dǎo)工作提供高層次信息；

13、 C.為下級機(jī)關(guān)和基層單位提供信息。,8-4 信息的提供與存儲8-4-1 秘書信息提供的對象——“三個(gè)提供”,,14-4-2 信息提供的要求和方式A.秘書機(jī)構(gòu)提供信息服務(wù)必須符合“四性”要求 a.有很強(qiáng)的針對性； b.在內(nèi)容上要有多樣性； c.在時(shí)間上要把握適時(shí)性； d.十分注意信息提供的保密性。B,信息提供方式——,簡報(bào),傳真,電 報(bào),網(wǎng) 絡(luò),音像制品,

14、電話,8-5 高層次信息開發(fā),8-5 高層次信息開發(fā),[案例] 衡量經(jīng)濟(jì)增長的若干有趣指標(biāo) 衡量經(jīng)濟(jì)增長狀況,除了用GDP（國內(nèi)生產(chǎn)總值）等指標(biāo)外，還有沒有一些非數(shù)字的乃至人性化的指標(biāo)呢？請看： ——英國《經(jīng)濟(jì)學(xué)家》提出的6項(xiàng)“民間指標(biāo)”：1，新車銷售量大增；2，司機(jī)需求量大增；3，房地產(chǎn)熱；4，赴海外度假者大增；5，純種狗與純種狗主人數(shù)量俱增；6，女性做隆胸手術(shù)者與女性胸圍尺碼俱

15、增。（這些信息反映經(jīng)濟(jì)狀況？）,[案例]（續(xù)） ——“美聯(lián)儲”主席格林斯潘：“GDP變輕了！” （用重量來衡量經(jīng)濟(jì)增長？） ——一些經(jīng)濟(jì)學(xué)家提出的“垃圾指標(biāo)” （用垃圾量的變動來衡量經(jīng)濟(jì)狀況？） ——“股市→道·瓊斯、標(biāo)準(zhǔn)普爾指數(shù)→女士裙子長短（上個(gè)世紀(jì)四五十年代）” （是否很離奇？） 經(jīng)濟(jì)學(xué)家們從上述本來非常不起眼的和似乎毫無關(guān)聯(lián)的信息中開發(fā)了

16、什么？,,高 層 次 信 息 要 素,有分析,有情況,有建議,,,情況:明晰性典型性,分析:中肯性深刻性,建議:可行性創(chuàng)見性,高層次信息,,,,秘書,秘書,領(lǐng)導(dǎo)決策,,全 面,嚴(yán) 密,,導(dǎo) 向,,準(zhǔn) 確,,超 前,,8-5-2 高層次信息的開發(fā)途徑,初級信息,零散信息,積累信息,高層次信息,重點(diǎn)調(diào)研,綜合歸納,升華突破,,,,,,,,秘書機(jī)構(gòu)秘書人員,8-5-3 高層次信息的開發(fā)方法,要領(lǐng):

17、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)決策的不同階段開發(fā)不同內(nèi)容的高層次信息方法：5種(與教材略有不同:將“超前預(yù)測法”與“拓展延伸法”合并;“熱點(diǎn)掃描”改為“熱點(diǎn)聚焦”),中心跟蹤法,熱點(diǎn)聚焦法,難點(diǎn)突破法,亮點(diǎn)放大法,拓展延伸法,信息反饋 （正反饋與負(fù)反饋）,秘書信息系統(tǒng),信息傳遞,領(lǐng)導(dǎo)決策,決策實(shí)施,反饋信息系統(tǒng),,,,,,,,信息反饋之大忌：報(bào)喜不報(bào)憂！,,,案例：,有一次，鐘苗接待了一位有業(yè)務(wù)往來的客戶。在交談中，客人提到

18、：他剛從國外回來，該國的商店里擺放著不少中國陶瓷，當(dāng)?shù)厝撕芟矚g，而且對中國文化非常感興趣。鐘苗敏銳地感到，這是很有用的信息，于是向?qū)Ψ皆敿?xì)了解了有關(guān)具體情況。送走客人，鐘苗立即將此信息匯報(bào)給上司，并建議企業(yè)生產(chǎn)反映中國民俗的陶瓷，到國外開辟市場。事實(shí)證明，鐘苗的建議是正確的。,本 講 要 點(diǎn) 回 眸,信息的特征；信息工作的特點(diǎn)及要求；秘書部門和秘書人員獲取信息的范圍、渠道和方法；秘書部門和秘書人員加工信息的主要方法；信息簡報(bào)的編