烏魯木齊職大人文學院《秘書學》教學幻燈根據(jù)常崇宜先生

1、第二講 秘書工作方法,[概念]秘書發(fā)揮職能作用,完成工作任務(wù)的途徑、程序和手段。實例 1，王副秘書長“軼趣”一則； 2，辦公廳秀才們是怎樣與統(tǒng)計局干部密切工作關(guān)系的？ （注：第2例與后面要講的“秘書職能環(huán)境與人際關(guān)系”一講有一定聯(lián)系）,上個世紀90年代初冬季的一天，烏魯木齊市市長在一位副職領(lǐng)導和農(nóng)口幾位縣處級干部陪同下，到烏魯木齊市郊牧區(qū)檢查工作。在第一個點，這位崇尚務(wù)實但脾

2、氣大的市長就發(fā)火批評了個別部下。去下一個點時，由于南戈壁冰封雪蓋，路不好辯認，農(nóng)口一位哈族領(lǐng)導將路帶錯，到發(fā)現(xiàn)時差不多已多走了10公里。,案例：王副秘書長妙語消除“火藥味”,王副秘書長不動聲色地招呼停車，并主動向市長報告：順路請市長看看這片戈壁草場，大得很呢！市長看后挺高興。隨后王副秘書長招呼大家上車折向第二個點。他機智地避免了市長發(fā)一場大脾氣。[討論] 事后，有人私下議論，說王副秘書長這樣做是在欺騙領(lǐng)導。您的看法呢？,案例：市

3、政府辦公廳秘書是如何與統(tǒng)計干部處好關(guān)系的?,以前,市政府辦公廳搞綜合的秘書們?nèi)ナ薪y(tǒng)計局要數(shù)字往往遭冷遇。后來他們分析其中原因，一是往往在人家特別忙時“湊熱鬧”，影響統(tǒng)計快報的報出；二是有的領(lǐng)導隨意改動統(tǒng)計數(shù)據(jù)引起反感；三是統(tǒng)計部門辦公條件差影響效率，統(tǒng)計干部有點怨氣。于是，秘書們對癥下藥，特別注意尊重統(tǒng)計部門、統(tǒng)計干部和統(tǒng)計數(shù)據(jù)，還向政府領(lǐng)導反映統(tǒng)計局的困難，平時對統(tǒng)計干部以禮相待。很快，關(guān)系得到改善，要數(shù)字不難了，統(tǒng)計局局長還親自為

4、政府秘書們查找、校正和提供數(shù)字，工作起來很便利。,本講重點內(nèi)容,秘書工作方法與組織管理、與領(lǐng)導工作、與社會實踐的適應(yīng)性；秘書應(yīng)了解和學習的領(lǐng)導方法；秘書主要專項業(yè)務(wù)工作方法。,2-1 秘書工作方法與管理實踐,領(lǐng)導層(管理 決策層),,,秘書(管理決策的輔助層次),執(zhí)行 層,,,2-1-1 秘書工作方法與組織管理,●管理組織體系示意圖●,行為科學 ：科學合理的工作方法有利于提高效率、優(yōu)化效果,秘書工作方

5、法“三必須”,,,,與領(lǐng)導方法相契合,與秘書職能相匹配,與組織管理運行機制相適應(yīng),A.秘書工作方法必須 與組織“四要素”有機融合,組織目標,組織規(guī)范,組織需要,組織管理方法,,,,,指明方向,提供依據(jù),方法基礎(chǔ),秘書適用,秘 書,2-1-2秘書工作方法與領(lǐng)導工作,秘書工作直接為領(lǐng)導工作服務(wù),秘書工作與領(lǐng)導工作的需要緊密聯(lián)系,,總體,具體,要求當好近身綜合輔助和服務(wù)的參謀助手,要求秘書通過輔助決策、綜合協(xié)調(diào)、信息溝通、督

6、促檢查及 “三辦”,為領(lǐng)導工作做好鋪墊、拓展、代勞、輔助和服務(wù),秘書工作適應(yīng)領(lǐng)導工作“五法”之一：“鋪墊法”,突出一個“前”字（領(lǐng)導決策前；領(lǐng)導開會前；領(lǐng)導出差前；領(lǐng)導批閱文件前——屬領(lǐng)導開展工作的前期工作）為此：“四必須”（A,把握領(lǐng)導工作目標；B,明確領(lǐng)導工作進程；C,明確領(lǐng)導工作將要采取的方法措施；D,加強與領(lǐng)導的溝通）方法：以領(lǐng)導的工作目標為指導，按領(lǐng)導工作進程和將要采取的措施的要求去操作，以與領(lǐng)導密切溝通來保證鋪墊工

7、作的有效性。,之二: “拓展法”——拓展延伸,屬后續(xù)性工作。領(lǐng)導決策后草擬文件、草擬決策執(zhí)行預案、行文發(fā)文；決策文件發(fā)布后收集反饋，協(xié)助領(lǐng)導把握執(zhí)行進程；領(lǐng)導召開會議后文件歸檔、落實催辦；領(lǐng)導檢查工作后與被檢查單位保持聯(lián)系，增強檢查效果。為此，把握3條：領(lǐng)導工作預期效果（通過秘書的努力爭取最佳）；領(lǐng)導工作后續(xù)事務(wù)的具體要求（務(wù)求件件落實見成效）；工作的整體連續(xù)性和承繼性（環(huán)環(huán)緊扣不脫節(jié)）。,鋪 墊,拓 展與延伸,,,以

8、保證取得領(lǐng)導工作的預 期（最佳）效果為目標,嚴格按要求辦事,注重整體連續(xù)性、承繼性和適變、應(yīng)變,,使工作落到實處并取得預期效果,,歸納,之三: “代勞法” 1,本來屬于領(lǐng)導應(yīng)親自辦理的公(事)務(wù),由于領(lǐng)導繁忙或時間有限，授權(quán)、委托秘書去辦。如代表領(lǐng)導出面協(xié)調(diào)；辦理公務(wù)；主持會議；接待客人；回復函電等。 2，要注意5點：A.遵從領(lǐng)導意圖,防止“幫倒忙”；B.遵從授權(quán)范圍,切

9、忌越權(quán)行事;C.善于扮演“雙重角色”，忠實當好領(lǐng)導代表；D.加強雙向交流,與工作對象協(xié)作配合;E.維護整體功利,不宣傳自己的辛勞。,,歸納1：秘書有效地為領(lǐng)導工作代勞，是對領(lǐng)導工作在時間、精力、智力和才干諸方面的有力補充和強化，對提高領(lǐng)導工作效率，強化領(lǐng)導工作職能起著不可低估的作用。,歸納2：秘書為領(lǐng)導工作代勞的方法，可以概括為忠實執(zhí)行領(lǐng)導意圖，嚴守授權(quán)范圍，扮演雙重角色，注重雙向交流，維護整體功利，促進領(lǐng)導工作效率的提高。,之四、伴隨

10、活動法,以實現(xiàn)公務(wù)活動的目的為出發(fā)點和歸宿；按進度周密安排；提供便利；步調(diào)協(xié)調(diào)；拾遺補缺；隨時應(yīng)變。以此來保證領(lǐng)導工作有序、高效進行。,之五：主輔配合法,,前述“四法”，均系秘書發(fā)揮綜合性跟蹤輔助和服務(wù)職能作用的體現(xiàn)形式。它們常常是相互聯(lián)系、相互滲透的。要想這種或前、或后、或伴隨一體、或獨當一面的輔助服務(wù)充分發(fā)揮作用，除了秘書要提高素質(zhì)、勤奮努力外，領(lǐng)導者的指導、引導、培養(yǎng)、信任及嚴格要求至關(guān)重要。只有雙方都在實踐中加強溝通

11、、共同努力，才能達到主輔配合一體化的境界。,2-1-3 秘書工作方法與社會實踐（上）,（一）在實踐中形成，受實踐檢驗 我國數(shù)千年的秘書歷史文化，其形成的秘書工作方法中有的沿用至今（如”一文一事“）；有的至今尚有參考價值（如保密制度與辦法）；有的則失去了運用和參考價值（如封建君主下達詔令的專制方式等）。 學習和借鑒外國秘書工作方法中適合我國實際的成分。,（二）在運用中學習，在學習中探索

12、 學習的目的全在于運用。 學習秘書工作方法的過程，應(yīng)是一個理論聯(lián)系實際的實踐探索過程。,秘書工作方法與社會實踐（中）,2-1-3 秘書工作方法與社會實踐（下）,繼承 · 創(chuàng)新 · 發(fā)展 現(xiàn)代管理科學、信息技術(shù)特別是信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，對秘書的具體工作方式產(chǎn)生巨大的沖擊與影響。社會的發(fā)展需要，呼喚著秘書工作方法的創(chuàng)新和發(fā)展。 創(chuàng)新的目的在于提高工作效率和優(yōu)化工作效果

13、。 我們的選擇——認真學習和掌握符合客觀需要和規(guī)律的有效的秘書工作方法；同時。結(jié)合現(xiàn)代科學技術(shù)，探索創(chuàng)新和發(fā)展，以期把秘書工作做得更好。,2-2 秘書應(yīng)了解的領(lǐng)導方法,,秘書與基本領(lǐng)導方法,秘書與行政方法,秘書與法律方法,秘書與經(jīng)濟方法,秘書與調(diào)查研究方法,,,,,,馬克思主義基本領(lǐng)導方法,,領(lǐng)導與群眾相結(jié)合,一般與個別相結(jié)合,,,從群眾中來到群眾中去,,秘

14、書使用基本領(lǐng)導方法要點把握,一是維護領(lǐng)導核心和領(lǐng)導集體的團結(jié)；二是當好領(lǐng)導與群眾之間的橋梁；三是注重信息的收集處理和綜合分析；四是實事求是、求真務(wù)實；五是注重實踐、開拓進取。,秘書使用行政方法要點把握,一是必須權(quán)衡其使用的必要性，盡量少用和不用；二是將基本領(lǐng)導方法貫穿于此法始終；三是及時反饋使用情況和結(jié)果，供領(lǐng)導考慮調(diào)整之用；四是不忘行政方法的局限性，防止將行政方法等同于強迫命令。切忌違法行事！,秘書使用法律方法要點把握,

15、一是力求充分體現(xiàn)依法治國、依法行政、依法管理，不準以言代法；二是牢記其他方法絕不能替代此法；三是堅持嚴格、準確、公正、公平，遵守法律面前人人平等的原則。,秘書使用經(jīng)濟方法要點把握,盡量多用法律方法和經(jīng)濟方法；協(xié)助領(lǐng)導強化內(nèi)部財務(wù)管理；特別注重經(jīng)濟信息，努力用好經(jīng)濟手段；自覺遵守財經(jīng)法紀，杜絕經(jīng)濟違法違規(guī)。,秘書理解、運用前述方法時注意事項,運用基本領(lǐng)導方法中：求真務(wù)實、開拓進取、深入群眾、注重信息、維護領(lǐng)導團結(jié)

16、運用行政方法中：精心參與、協(xié)助領(lǐng)導、維護國家和人民利益、防止濫用權(quán)力強迫命令 運用法律方法中：堅持依法治國方略，嚴格、準確、公平、公正，及時提供法律服務(wù) 運用經(jīng)濟方法中：通曉經(jīng)濟管理、掌握經(jīng)濟信息、促進經(jīng)濟發(fā)展、遵守財經(jīng)法紀 運用調(diào)研方法中：注重調(diào)研程序、遵循三條原則、多種方法形式、提高自身素質(zhì),,,,,,2-3 秘書專項業(yè)務(wù)工作方法,,,,6-3-1可分兩大類方法,A.參謀提