簡介:1,檔案移交作業(yè),臺(tái)南市政府秘書處,2,內(nèi)容大綱,壹、範(fàn)圍貳、組織調(diào)整類型參、主要適用法規(guī)肆、注意事項(xiàng)伍、實(shí)施做法,3,範(fàn)圍,各機(jī)關(guān)因改組、部分業(yè)務(wù)移撥時(shí)檔案之移交,或因裁撤(含公營事業(yè)移轉(zhuǎn)民營)辦理檔案移交,其作業(yè)及程序,包括成立檔案移交專案小組、整理移交檔案、編製檔案移交目錄、轉(zhuǎn)出移交檔案電子目錄、檔案裝箱、檔案點(diǎn)交、作成交接紀(jì)錄、電子目錄轉(zhuǎn)入系統(tǒng)及接管檔案管理等事項(xiàng)。受政府委託行使公權(quán)力個(gè)人或團(tuán)體,執(zhí)行受託事務(wù)產(chǎn)生之檔案移交,適用之。,4,組織調(diào)整類型,機(jī)關(guān)組織整併原機(jī)關(guān)部分業(yè)務(wù)移撥至他機(jī)關(guān)全部業(yè)務(wù)併入另一機(jī)關(guān)2個(gè)以上機(jī)關(guān)合併為新機(jī)關(guān)機(jī)關(guān)組織內(nèi)部調(diào)整或改隸原機(jī)關(guān)調(diào)整內(nèi)部業(yè)務(wù)、機(jī)關(guān)層級(jí)調(diào)整或上級(jí)機(jī)關(guān)異動(dòng)等機(jī)關(guān)裁撤原機(jī)關(guān)裁撤後,其業(yè)務(wù)不再運(yùn)作,未有承接機(jī)關(guān)者,5,主要適用法規(guī),檔案法及其施行細(xì)則國家檔案移轉(zhuǎn)辦法機(jī)關(guān)檔案管理作業(yè)手冊(cè)縣市改制直轄市檔案移交作業(yè)手冊(cè)文書及檔案管理電腦化作業(yè)規(guī)範(fàn)國家機(jī)密保護(hù)法及其施行細(xì)則行政院及所屬各機(jī)關(guān)組織調(diào)整作業(yè)手冊(cè)第2章第7節(jié)檔案移交規(guī)定,6,名詞定義,檔案移交機(jī)關(guān)指改組、部分業(yè)務(wù)移撥或裁撤(含公營事業(yè)移轉(zhuǎn)民營)之機(jī)關(guān)。檔案接管機(jī)關(guān)指業(yè)務(wù)承接或接管裁撤機(jī)關(guān)(含公營事業(yè)移轉(zhuǎn)民營)檔案之機(jī)關(guān)。,7,實(shí)施做法,機(jī)關(guān)組織整併機(jī)關(guān)組織內(nèi)部調(diào)整或改隸機(jī)關(guān)裁撤,8,機(jī)關(guān)組織整併,前置作業(yè)期檔案整備期檔案移交期檔案接管期,9,前置作業(yè)期,成立檔案移交專案小組召集人檔案接管機(jī)關(guān)幕僚長以上人員成員檔案移交與接管機(jī)關(guān)相關(guān)業(yè)務(wù)、檔案管理及資訊單位主管共同組成任務(wù)綜合規(guī)劃、協(xié)調(diào)、督導(dǎo)管控檔案移交作業(yè)之進(jìn)行定期召開會(huì)議,協(xié)調(diào)確認(rèn)檔案移交範(fàn)圍、方式、期程與分工,及實(shí)體置放地點(diǎn),並作成書面紀(jì)錄於檔案順利完成移交及接管後始得解除任務(wù),10,前置作業(yè)期續(xù),檢討或修正檔案管理作業(yè)規(guī)範(fàn)就業(yè)務(wù)異動(dòng)範(fàn)圍,重新訂定或修正檔案分類表及檔案保存年限區(qū)分表視需要重新訂定或修正檔案管理作業(yè)有關(guān)規(guī)定,11,檔案整備期,檔案移交機(jī)關(guān)應(yīng)辦理事項(xiàng)經(jīng)核準(zhǔn)銷毀或移轉(zhuǎn)之檔案,應(yīng)執(zhí)行銷毀或移轉(zhuǎn)作業(yè)修正檔案目錄註記及檔案目錄彙送未及辦理者,應(yīng)將核準(zhǔn)文號(hào)、檔案年度、類別及數(shù)量等作成紀(jì)錄,列入移交就辦畢未歸檔之案件辦理稽催經(jīng)核準(zhǔn)延後歸檔而尚未歸檔之案件,應(yīng)作成紀(jì)錄,列入移交,12,檔案整備期(續(xù)),檔案移交機(jī)關(guān)應(yīng)辦理事項(xiàng)清查、檢出、統(tǒng)計(jì)移交範(fàn)圍檔案及數(shù)量檢討辦理機(jī)密等級(jí)變更或解密,未能完成檢討者,應(yīng)造冊(cè)交予檔案接管機(jī)關(guān)。受損檔案修復(fù)或除蟲滅菌處理非紙質(zhì)檔案查檢內(nèi)容之真實(shí)性、完整性及可讀(及)性蒐整相關(guān)技術(shù)資料電子檔案之命名應(yīng)符合電子檔案統(tǒng)一命名原則規(guī)定,13,檔案整備期(續(xù)),檔案移交機(jī)關(guān)應(yīng)辦理事項(xiàng)機(jī)關(guān)代碼變更者申請(qǐng)機(jī)關(guān)檔案管理資訊網(wǎng)的新機(jī)關(guān)代碼登記及目錄彙送帳號(hào)異動(dòng)檔案接管機(jī)關(guān)應(yīng)辦理事項(xiàng)規(guī)劃檔案典藏處所,設(shè)專區(qū)存放接管檔案規(guī)劃檔案點(diǎn)交後之整理方式,並依檔案法令規(guī)定辦理後續(xù)管理事項(xiàng),14,檔案移交期,編製檔案移交目錄目錄參考格式依檔號(hào)排序,編訂頁碼、加裝封面。配合裝箱之箱號(hào)順序裝訂,每冊(cè)以3公分為原則。備妥檔案移交交接紀(jì)錄1式2份,檔案移交與接管機(jī)關(guān)雙方各執(zhí)1份存查,並永久保存。點(diǎn)交人員、經(jīng)辦人員、業(yè)務(wù)單位主管及機(jī)關(guān)首長於移交機(jī)關(guān)部分簽名或蓋章,並加蓋機(jī)關(guān)印信。,15,檔案移交期續(xù),轉(zhuǎn)出移交檔案電子目錄檔案移交機(jī)關(guān)應(yīng)先註記移交日期、文號(hào)及接管機(jī)關(guān)等相關(guān)訊息電子檔案產(chǎn)出移交電子媒體封裝檔依規(guī)定將詮釋資料併同封裝,附加移交機(jī)關(guān)憑證辦理檔案裝箱作業(yè)檔案移交機(jī)關(guān)將移交檔案整理齊全檔案實(shí)體順序應(yīng)與檔案移交目錄次序一致,16,檔案移交期續(xù),檔案點(diǎn)交檔案數(shù)量眾多時(shí),得分批辦理點(diǎn)交依排定之日期,備函派員將移交檔案併同下列項(xiàng)目送達(dá)接管機(jī)關(guān)或其指定地點(diǎn)檔案移交目錄、檔案移交交接紀(jì)錄檔案銷毀或移轉(zhuǎn)執(zhí)行情形紀(jì)錄;核準(zhǔn)延後歸檔而尚未歸檔之案件紀(jì)錄、機(jī)密檔案清單、電子目錄及未完成編目建檔之檔案統(tǒng)計(jì)列表相關(guān)技術(shù)資料檔案管理作業(yè)規(guī)範(fàn)檔案分類表、保存年限區(qū)分表等移(傳)送檔案時(shí)必須注意安全。電子檔案移交前,應(yīng)先進(jìn)行電腦病毒及其他惡意軟體掃描及檢測,17,檔案移交期續(xù),檔案點(diǎn)交檔案移交及接管機(jī)關(guān)之交接人員依檔案移交目錄逐案或逐件清點(diǎn),並核對(duì)檔號(hào)、案名及數(shù)量非紙質(zhì)類檔案之點(diǎn)交查核相關(guān)技術(shù)資料是否併同移交電子檔案應(yīng)與接管機(jī)關(guān)協(xié)商,將電子媒體封裝檔傳送至指定之路徑,或轉(zhuǎn)置其他電子儲(chǔ)存媒體移交,並應(yīng)驗(yàn)證移交機(jī)關(guān)之電子簽章檔案清點(diǎn)核對(duì)後,檔案移交機(jī)關(guān)應(yīng)將檔案移交目錄、用印完成之交接紀(jì)錄交付接管機(jī)關(guān),18,檔案接管期,作成交接紀(jì)錄接管機(jī)關(guān)之點(diǎn)收人員、經(jīng)辦人員、業(yè)務(wù)單位主管及機(jī)關(guān)首長於檔案移交交接紀(jì)錄上簽名或蓋章,並加蓋機(jī)關(guān)印信檔案移交目錄及交接紀(jì)錄由雙方各執(zhí)乙份存查,並永久保存部分業(yè)務(wù)移撥者,由檔案接管機(jī)關(guān)函送移交機(jī)關(guān)全部業(yè)務(wù)併入另一機(jī)關(guān),或2機(jī)關(guān)以上整併者,由接管機(jī)關(guān)收存電子檔案點(diǎn)交,接管機(jī)關(guān)應(yīng)回送移交點(diǎn)交收?qǐng)?zhí)移交機(jī)關(guān)收受點(diǎn)交收?qǐng)?zhí)後,應(yīng)即驗(yàn)證簽章確認(rèn)無誤,將點(diǎn)交收?qǐng)?zhí)併同電子簽章永久保存,19,檔案接管期續(xù),函報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)備查檔案接管機(jī)關(guān)將檔案移交接管情形函報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)備查全部業(yè)務(wù)併入另一機(jī)關(guān),或2機(jī)關(guān)以上合併者,由接管機(jī)關(guān)函報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)備查。,20,檔案接管期續(xù),接管檔案電子目錄及數(shù)位內(nèi)容轉(zhuǎn)入系統(tǒng)確認(rèn)電子目錄資訊之完整、正確性於電子目錄其檔號(hào)之分類號(hào)前增加代碼檢視電子媒體封裝檔之電子檔案格式與機(jī)關(guān)採用之格式相容者,應(yīng)併同電子檔案目錄匯入系統(tǒng)不相容者,應(yīng)規(guī)劃其轉(zhuǎn)置作業(yè)查檢電子檔案命名,是否符合機(jī)關(guān)電子檔案統(tǒng)一命名原則檔案電子目錄及數(shù)位內(nèi)容轉(zhuǎn)入其檔案管理系統(tǒng)修正目錄相關(guān)註記於附註項(xiàng)「典藏歷史註」欄位,著錄移交機(jī)關(guān)及管有時(shí)間配合目錄彙送期程依規(guī)定辦理目錄彙送作業(yè),21,檔案接管期續(xù),接管檔案之管理促請(qǐng)檔案移交機(jī)關(guān)就移交前尚未歸檔之辦畢案件,賡續(xù)稽催歸檔後,另案辦理移交檔案移交後至改制生效日期間產(chǎn)生之檔案,應(yīng)併同辦理移交2個(gè)以上之檔案接管機(jī)關(guān),由上級(jí)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)擇一機(jī)關(guān)保存檔案移交機(jī)關(guān)檔案銷毀或移轉(zhuǎn)目錄及核準(zhǔn)文件,並影送其他接管機(jī)關(guān)移交前未完成編目建檔之檔案,應(yīng)採檔案移交機(jī)關(guān)原分類表賡續(xù)辦理編目建檔,並於分類號(hào)前增加代碼維護(hù)檔案管理相關(guān)統(tǒng)計(jì)調(diào)查資料移交機(jī)關(guān)得依規(guī)定向接管機(jī)關(guān)提出調(diào)案申請(qǐng),22,檔案接管期續(xù),報(bào)送檔案管理作業(yè)有關(guān)規(guī)範(fàn)有重新訂定或修正檔案分類表及檔案保存年限區(qū)分表者,檔案保存年限區(qū)分表應(yīng)依規(guī)定程序送交檔案管理局審核有修正其他檔案管理作業(yè)有關(guān)規(guī)定者,應(yīng)依規(guī)定程序送交檔案管理局備查,23,機(jī)關(guān)組織內(nèi)部調(diào)整或改隸,免辦理檔案移交,檔案均由原機(jī)關(guān)接管有重新訂定或修正檔案保存年限區(qū)分表者,層送交檔案管理局審核有重新訂定或修正檔案管理作業(yè)有關(guān)規(guī)定者,應(yīng)依規(guī)定程序送交檔案管理局備查,24,機(jī)關(guān)組織內(nèi)部調(diào)整或改隸續(xù),機(jī)關(guān)代碼有變更者辦理機(jī)關(guān)檔案管理資訊網(wǎng)的新機(jī)關(guān)代碼登記及彙送帳號(hào)申請(qǐng)作業(yè)清理機(jī)關(guān)檔案管理資訊網(wǎng)之原機(jī)關(guān)檔案目錄資料申請(qǐng)撤銷機(jī)關(guān)檔案管理資訊網(wǎng)原機(jī)關(guān)之彙送帳號(hào),25,機(jī)關(guān)裁撤,檔案移交對(duì)象定期保存檔案由上級(jí)機(jī)關(guān)概括承接永久保存檔案請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)接管無上級(jí)機(jī)關(guān)者由縣市政府指定承接機(jī)關(guān)檔案移交作業(yè)流程參照機(jī)關(guān)組織整併者辦理移交接管情形免函報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)備查,26,機(jī)關(guān)裁撤(續(xù)),檔案移交機(jī)關(guān)辦理檔案管理資訊網(wǎng)之原機(jī)關(guān)檔案目錄資料清理作業(yè)申請(qǐng)撤銷該資訊網(wǎng)原機(jī)關(guān)之彙送帳號(hào)檔案接管機(jī)關(guān)永久保存檔案移交目錄及交接紀(jì)錄將接管之檔案電子目錄轉(zhuǎn)入其檔案管理系統(tǒng)配合目錄彙送期程依規(guī)定辦理目錄彙送作業(yè),27,各機(jī)關(guān)辦理檔案移交作業(yè)情形,檔案實(shí)體移交接管檔案保存年限區(qū)分表修訂送審接管檔案電子檔案目錄及數(shù)位內(nèi)容轉(zhuǎn)入系統(tǒng)接管檔案目錄彙送,28,檔案實(shí)體移交接管,接管機(jī)關(guān)完成實(shí)體檔案接管並函報(bào)本府備查有19個(gè)機(jī)關(guān)警察局、環(huán)保局、家庭教育中心、新營、白河、麻豆、新化、柳營、後壁、下營、六甲、官田、大內(nèi)、新市、安定、山上、楠西、左鎮(zhèn)、永康公所。,29,檔案保存年限區(qū)分表修訂送審,已送審機(jī)關(guān)民政局、教育局、經(jīng)濟(jì)發(fā)展局、觀光旅遊局、工務(wù)局、勞工局、地政局、都市發(fā)展局、衛(wèi)生局、消防局、公共工程處、各區(qū)衛(wèi)生所。已經(jīng)檔案管理局核定機(jī)關(guān)農(nóng)業(yè)局、水利局、文化局、交通局、環(huán)境保護(hù)局、稅務(wù)局、資訊中心、公務(wù)人力發(fā)展中心、家庭教育中心、動(dòng)物防疫保護(hù)處、漁港及近海管理所、各托兒所、職訓(xùn)就服中心、車輛行車事故鑑定委員會(huì)。,30,接管檔案電子檔案目錄及數(shù)位內(nèi)容轉(zhuǎn)入系統(tǒng)遭遇困難,本市各區(qū)公所原臺(tái)南縣政府各鄉(xiāng)鎮(zhèn)市公所接管代表會(huì)檔案電子目錄,無法匯入該公所公文系統(tǒng)原臺(tái)南縣各鄉(xiāng)鎮(zhèn)市民代表會(huì)使用檔案目錄建檔軟體及基層機(jī)關(guān)公文整合系統(tǒng)。由各區(qū)公所公文系統(tǒng)行政院研考會(huì)開發(fā)系統(tǒng)轉(zhuǎn)出之檔案移交目錄亦無法匯入本府環(huán)保局公文系統(tǒng)。,31,本府協(xié)助事項(xiàng),簽會(huì)本府研考會(huì)資訊中心研議,協(xié)助於線上簽核公文系統(tǒng)中整合舊資料,俾利完成檔案移交作業(yè)。惟為配合各機(jī)關(guān)檔案接管目錄彙送期程,仍請(qǐng)各機(jī)關(guān)亦尋求其他整合管道。,32,接管檔案目錄彙送,本府暨所屬機(jī)關(guān)依檔案管理局100年1月14日檔應(yīng)字第0990013066號(hào)函擇定「移交機(jī)關(guān)免辦理檔案移交檔案目錄彙送,由接管機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)入其檔案管理資訊系統(tǒng)及完成相關(guān)目錄註記後,於各機(jī)關(guān)規(guī)劃期程內(nèi)至遲於100年12月30日前完成接管檔案目錄彙送作業(yè)。,33,接管檔案目錄彙送續(xù),前項(xiàng)接管檔案目錄彙送作業(yè),不受檔案目錄彙送期程限制。完成接管檔案目錄彙送作業(yè)後,應(yīng)函知本府,同時(shí)敘明需全數(shù)刪除檔案目錄彙送資料之原移交機(jī)關(guān)代碼,俾利本府彙送檔案管理局據(jù)以刪除存在於NEAR之該機(jī)關(guān)代碼下原目錄彙送資料。,34,敬請(qǐng)指教.謝謝臺(tái)南市政府秘書處,
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上傳時(shí)間:2024-01-05
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